No post anterior, constatamos que a Conformidade com a LGPD é um diferencial poderoso para as empresas de TI possam conquistar novas fatias de mercado e também para obter vantagem competitiva em relação as concorrentes. Para chegar a Conformidade exigida pela Lei Geral de Proteção de Dados, as empresas de TI precisam cumprir uma diversas etapas e superar uma série de desafios.
Os Desafios das Empresas de TI rumo a Conformidade
Em primeiro lugar, é preciso conhecer a fundo as especificidades da LGPD e as principais resoluções da Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD) – número 4, que versa sobre a Dosimetria das Penalidades, e a número 15, que trata do Regulamento de Comunicação de Incidente de Segurança aos titulares dos dados.
Na sequência, é preciso organizar cada etapa do processo para chegar a Conformidade. Podemos citar sete etapas principais: Mapeamento e Controle de Dados Pessoais, Definição de Permissões e Acesso Restrito, Automatização de Procedimento de Consentimento, Gestão de Riscos de Consentimento, Gestão de Solicitações dos Titulares, Treinamento e Conscientização e Auditorias e Documentação e Conformidade. A plataforma Monday.com tem todas as funcionalidades necessárias para cumprir todas as etapas discriminadas.
Soluções para Implementação da Conformidade nas Empresas de TI
A Monday.com permite a abordagem prática e eficiente de cada etapa rumo à Conformidade. No Mapeamento e Controle de Dados Pessoais, promove o mapeamento dos locais onde os dados pessoais são armazenados e os responsáveis por cada etapa do processo, gerando centralização e organização, o que permite rastrear e gerenciar dados de todos os envolvidos: usuários, clientes e/ou colaboradores. Cada fase de manipulação dos dados, da coleta a exclusão, pode ser estruturada em pipelines, possibilitando a completa Visualização da Jornada de Dados.
A Definição de Permissões e Acesso Restrito da Monday.com cria acessos diferentes para cada um dos membros da equipe. O acesso a dados sensíveis fica totalmente sobre controle, resguardando o princípio da privacidade da minimização de dados. Essa subetapa é chamada de Controle de Acesso Granular.
A aplicação de camadas adicionais de segurança utiliza políticas de senhas e a autenticação de acesso multifator (MFA). É a Integração Single Sign-On (SSO), que impede que um colaborador menos graduado acesse informações que só devem ser de conhecimento de hierarquias mais elevadas.
Outra fase extremamente importante do processo de Conformidade é a Automatização dos Procedimentos de Consentimento, que oferece duas aplicações complementares: Rastreamento de Consentimento e Gerenciamento de Preferência dos Titulares. No Rastreamento, é possível criar formulários e automações para acompanhar o consentimento de coleta de dados dos titulares, alterações e possíveis revogações. Já o Gerenciamento de Preferência permite a criação e a automação de listas de preferência e o envio de notificações para os clientes a cada alteração realizada.
Uma das áreas mais críticas, capaz de destruir a credibilidade e abalar as finanças das empresas de TI é a Gestão de Riscos e Incidentes. A solução Monday.com aumenta a velocidade de resposta nesses casos de extrema urgência. No Registro de Incidentes e Violação de Dados, a notificação sobre incidentes chega as partes responsáveis por meio de fluxos automáticos, agilizando a coordenação das ações, das contramedidas e providências necessárias. Já a rotina Monitoria e Auditorias fornece ferramentas como quadros e painéis para monitoramento periódico da Conformidade LGPD, identificando gaps e criando condições para prevenção e resolução dos problemas de forma pró-ativa.
A LGPD, de fato e de direito, devolveu a titularidade das informações pessoais e de cadastro ao consumidor. Consequentemente as empresas de TI precisam atender as exigências do cliente em relação a gestão desses dados. A Monday.com também supre essa demanda com velocidade e qualidade através da Gestão de Solicitações dos Titulares de Dados. O Processamento de Solicitações de Acesso e Exclusão tem formulários para gerir acesso, correção, portabilidade e exclusão de dados pessoais, centralizando e monitorando o trâmite da solicitação do consumidor. A funcionalidade Automação de Prazos gera lembretes automáticos para o cumprimento dos prazos definidos pela LGPD, evitando penalidades e multas.
A implantação da Conformidade da LGPD exige transformações profundas e que impactam a cultura das organizações e forma de agir dos colaboradores e líderes das empresas de TI. A aplicação Monday.com também preenche essa lacuna. O módulo Treinamento e Conscientização abrange a Base de Conhecimento e Treinamento e o Checklist de Boas Práticas. A primeira utilidade disponibiliza conteúdos de treinamento e diretrizes de conformidade, além de gerenciar a participação dos colaboradores no processo. O segundo item trata da montagem de checklists para garantir que os membros da equipe tomem consciência sobre as melhores práticas e responsabilidade da empresa perante a LGPD.
A cereja do bolo da Monday.com é a função Auditorias e Documentação de Conformidade. A Documentação de Processos fornece o registro de atividades e histórico detalhado do processamento, acesso e modificações dos dados dos clientes – o que é essencial para auditorias internas e demonstração de conformidade em casos de fiscalização. Em Relatórios Automatizados, as empresas de TI contam com dashboards e relatórios automáticos que viabilizam o acompanhamento de todos os indicadores de Conformidade com a LGPD de forma intuitiva e em tempo real.
Graças a plataforma Monday.com, as empresas de TI conseguem atingir e se manter em Conformidade com a LGPD. Os dados pessoais dos clientes têm controle centralizado, as automatizações agilizam o gerenciamento de qualquer solicitação dos titulares, as crises e os incidentes são prevenidos ou tratados com a máxima agilidade; os indicadores, processos e documentações de Conformidade são acompanhados em tempo real. O sistema reforça as boas práticas de gestão e segurança de dados dos consumidores e acrescenta transparência a todas as etapas do processo, além de promover a cultura do respeito à privacidade, a proteção dos dados dos titulares e as melhores práticas de compliance.
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