Compliance é um conjunto de boas práticas para que a empresa esteja em Conformidade com a Legislação e ainda tem o objetivo de mitigar riscos financeiros, legais e de reputação.
A LGPD criou uma série de novos parâmetros e definiu os procedimentos que as Empresas de TI devem obedecer na gestão de dados pessoais e no atendimento de demandas dos consumidores. Grande parte dessas ações exigem o cumprimento de prazos e falhas podem resultar em punições administrativas e multas, além de sujeitar a organização a processos por danos materiais causados aos titulares dos dados e as empresas contratantes.
As vantagens da Automação de Compliance
Já explicamos nos posts anteriores que o consumidor recuperou a propriedade dos dados pessoais com a LGPD. Na prática, isso significa direito de acesso, cópia (conhecimento dos dados que estão nas mãos do operador), retificação, exclusão e até portabilidade. O consumidor não pode mais ser incluído em uma base de dados de forma aleatória e sem anuência.
Mesmo que o consumidor tenha autorizado a inclusão em uma determinada base de dados, pode mudar de ideia a qualquer momento e, por exemplo, solicitar a exclusão. Em uma situação comum, a exclusão ficaria sob a responsabilidade de um colaborador X. Se esse funcionário por esquecimento, omissão, doença ou má-fé, não atender a solicitação do titular dos dados em tempo hábil, a Empresa de Informática terá um problema nas mãos e, no mínimo, receberá uma advertência da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Caso a situação se repita, as punições vão se agravar cada vez mais, afetando o faturamento e a credibilidade da Empresa de TI.
Com a Automação de Compliance, os dados são centralizados e reunidos em dashboards com painéis que facilitam a visualização de todas as etapas do processo de gerenciamento de dados, desde a coleta até o descarte. O fluxo de trabalho automatizado gera notificações, lembrete e alarmes para revisões de privacidade, prazos de retenção e de exclusão de dados, respeitando as normas da LGPD. A automação evita falhas humanas e garante a manutenção da Compliance.
Outro benefício da Automação é a melhoria do Controle de Acesso e Segurança. Um colaborador pode deixar a empresa e ninguém lembra de cancelar a autorização de acesso. Essa informação pode cair na mão de uma pessoa mal intencionada e um banco de dados inteiro pode ser comprometido e vendido para criminosos. O prejuízo para os consumidores e para a Empresa de TI pode se tornar incalculável. Com a automação, as permissões e restrições de acesso são ajustadas em tempo real. As informações dos clientes e os dados sensíveis permanecem a salvo.
A Auditoria também se beneficia da Automação. Cria-se um histórico das atividades ligadas ao gerenciamento de dados, que fica sempre disponível para fiscalização da ANPD. Os logs automáticos de acesso permitem o mapeamento e documentação de todas as entradas e manipulações do banco de dados. Na prática, a política de segurança das Empresas de TI é reforçada e se mantém em Conformidade.
Dados em tempo real: a automatização gera relatórios de Conformidade instantaneamente, com indicadores e métricas, que possibilitam a correção de gaps nos processos de proteção de dados e ações rápidas em caso de tentativas de acessos não autorizados, fraudes e/ou furtos de dados.
A LGPD definiu de forma inequívoca que a privacidade das informações e a segurança dos dados é de responsabilidade de toda a equipe de colaboradores das Empresas de TI e de que é preciso conscientização sobre o papel de cada funcionário nesse processo. A automação possibilita a atualização constante dos treinamentos e a difusão das boas práticas de proteção de dados.
Monday.com e Automação de Compliance
A solução Monday.com é perfeita para a Automação de Compliance nas Empresas de TI. O dashboard é extremamente intuitivo e cobre todas as etapas do gerenciamento de dados pessoais, oferecendo centralização, fluxos de trabalho automatizados, controles de segurança e de acesso e relatórios em tempo real. A Monday.com praticamente elimina o erro humano no atendimento as solicitações dos titulares, agiliza o enfrentamento de ameaças à segurança dos dados e facilita o constante aperfeiçoamento do processo. Graças a Automação, as Empresas de TI podem ser auditadas a qualquer momento e estarão sempre em Compliance com LGPD.
