As Ferramentas de Automação tornam o Gerenciamento de Dados mais ágil, preciso e eficiente, o que aumenta significativamente a qualidade da proteção de dados pessoais e sensíveis.

Passo a Passo

Antes de começar a Automação é preciso conhecer a fundo a realidade da Empresa de TI.

A etapa de preparação abrange Planejamento e Objetivos Claros:

a) O foco da Automação deve recair nas atividades chatas, demoradas, cheias de detalhes e que favorecem os erros humanos.

b) Defina o que você pretende com a Automação: redução de erros, mais produtividade e/ou aumento de segurança.

c) Converse com as áreas envolvidas no processo. Alinhe a Automação com as expectativas dos stakeholders.

d) Identifique os dados mais sensíveis e confidenciais que merecem camadas de proteção adicionais.

A fase inicial da Automação começa com a escolha da Ferramenta:

a) Avalie as Automações Nativas da Ferramenta, verifique o grau de flexibilidade que oferece para atender as suas necessidade específicas e se permite uma análise em tempo real do tratamento de dados.

b) Constate se a Ferramenta é amigável, oferece painéis de rápida visualização e tem avisos e alarmes em casos de qualquer incongruência, falha ou ameaça de invasão no uso de dados.

c) Descubra se tem compatibilidade e/ou integração com Sistemas de Segurança de outras empresas.

d) Certifique-se que possui camadas de segurança de Acesso e API que avaliam a segurança das integrações. É fundamental que ofereça recursos como autenticação multifatorial e criptografia automática de dados sensíveis.

A segunda etapa abrange a Configuração das Automações.

a) O Mapeamento do Fluxo de Trabalho vai definir cada Automação que será criada. Por exemplo: na inserção de um novo cadastro de dados imediatamente é criada uma rotina de descarte como determina a LGPD.

b) Criação de gatilhos, avisos e alarmes para situações essenciais ao tráfego de dados e também em casos de anomalias.

c) Criação de Regras de Segurança e de Permissões para acesso, alteração, visualização e/ou aprovação de uso dos dados. Tudo seguindo o Princípio do Mínimo Privilégio, isto é, acesso somente ao que essencial para a atividade profissional.

d) Realização de Testes. A Automação precisa ser avaliada a exaustão, com testes de segurança e de vulnerabilidade. Quanto mais personalizada a Automação, mais segura se torna.

A terceira etapa é da preparação da Equipe de Colaboradores:

a) Os usuários precisam entender o funcionamento e os objetivos das Automações e receber treinamento sobre as melhores práticas de segurança.

b) A implementação deve ser feita em um pequeno grupo piloto. Depois das avaliações e das devidas correções, pode ser estendida para grupos maiores.

c) Analise os logs de acesso gerados pela Automações e tenha certeza que tudo está em Conformidade com a LGPD.

A quarta etapa é permanente e abrange Monitoramento e Aperfeiçoamento Contínuo:

a) As Automações precisam de acompanhamento constante. Os erros eventuais devem ser corrigidos.

b) A própria ferramenta deve possibilitar a realização de Auditorias periódicas em todo o sistema. A verificação deve ser reforçada quando houver mudanças nos processos e nas políticas de segurança.

c) Ouça com frequência os stakeholders. Os usuários sentem diariamente o que funciona ou não. O feedback vai possibilitar a melhoria das Automações.

Monday.com e Automação na Proteção de Dados

A plataforma Monday.com transforma a Automação em um processo simples, flexível, personalizado e auditável em tempo real. A Proteção de Dados fica em total conformidade com a LGPD e os titulares dos dados têm a privacidade respeitada e segura.

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