A implementação do Business Processe Management (BPM) abrange o mapeamento, modelagem, monitoramento e aperfeiçoamento contínuo de todos os processos de um negócio. É a busca da perfeição e da otimização dos resultados. Pelas características intrínsecas, o BPM é fundamental para atingir e manter a Conformidade e minimizar os riscos de fraudes.
Implementação passo a passo
A primeira etapa é o Mapeamento e Modelagem de Processos, que pode ser divido na seguintes etapas
a) Processos Críticos – os pontos mais sensíveis devem ser identificados, como Concessão de Crédito, Análise de riscos, Auditoria e Gestão de Dados Financeiros.
b) Fluxos de Trabalho – criação de diagramas para visualizar fluxos de entrada de Informações Financeiras, saídas, tarefas, responsáveis e sistemas necessários.
c) Normas Regulatórias – verifique se os processos estão alinhados com a Legislação, como Lei Anticorrupção, LGPD, entre outras.
A segunda etapa é a seleção da ferramenta tecnológica que vai viabilizar a implantação do BPM:
a) Centralização– a ferramenta tecnológica precisa permitir a Centralização e a padronização da Documentação.
b) Fluxos de Trabalho – o dashboard deve oferecer a customização de painéis, que possibilitem a visualização dos Fluxos de Trabalho de forma instantânea e que facilitem a identificação de qualquer tipo de discrepâncias
c) Integração – deve possibilitar a Integração com ERP, CRM, programas de contabilidade, Sistemas de Segurança e de Avaliação de Clientes, entre muitos outros, para reforçar a Conformidade e permitir a identificação de qualquer anomalia no Tratamento de Dados Financeiros e possíveis operações ilícitas.
d) Relatórios e Auditoria – a ferramenta tecnológica deve ser capaz de gerar Relatórios Detalhados para Auditoria e para envio das informações a qualquer tempo para os órgãos reguladores.
e) Cultura Ética e de Conformidade – a ferramenta tecnológica deve oferecer treinamentos online para os colaborados, auxiliando a construção de uma Cultura Ética e de Conformidade na empresa.
A terceira etapa trata da eliminação de possíveis falhas humanas do processo:
a) Automatização – a plataforma vai oferecer Automações para agilizar o Gerenciamento de Dados Financeiros e realizar tarefas repetitivas e mais suscetíveis a erros como aprovação de Operações Financeiras, Registros de Auditoria e outros.
b) Padronização – criação e estabelecimento de fluxos de trabalho padronizados para garantir a consistência no cumprimento das Políticas de Segurança e de Conformidade.
A quarta etapa tem a ver com relação direta entre BPM e Conformidade:
a) Painéis de Visualização – o dashboard permite o monitoramento de KPI de desempenho e Conformidade e a descoberta de falhas, gargalos ou anomalias no Tratamento de Dados Financeiros.
b) Alarmes e Alertas – é o momento de configurar alertas para situações críticas, como mau funcionamento do sistema ou tentativas de operações fraudulentas, entre outras. As notificações são emitidas em tempo real para os profissionais responsáveis tomarem as medidas cabíveis,
A quinta etapa é a Gestão de Riscos e Fraudes que envolvem as Operações Financeiras;
a) Integração – a análises de BPM são combinadas com Sistemas de Inteligência, como Machine Learning, Conheça o Cliente, entre outros. A capacidade preditiva aponta anomalias e tentativas de fraude praticamente em tempo real.
b) Conscientização – os colaboradores precisam ser engajados, através de treinamentos online, as melhores práticas de Conformidade.
A sexta etapa é a considerada permanente, isto é, a que trata do aperfeiçoamento constante do BPM e do trabalho incansável pela Conformidade:
a) Feedback – mantenha um canal de comunicação aberto com todos os stakeholders, colha sugestões e opiniões, revise os processos periodicamente.
b) Testes de Estresse – crie situações de risco para avaliar e levar as Automações e os Sistemas de Inteligência ao limite.
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