Manter a conformidade respeitando uma rígida regulação, descobrir fraudes rapidamente e assegurar a proteção das Informações Financeiras fazem parte do dia a dia das Empresas da Área Financeira.
Graças a ferramentas tecnológicas e a Automação das Auditorias é viável tornar o Gerenciamento de Dados Financeiros cada vez mais confiável e escalável.
Planejamento da Automação da Auditoria
O processo de Automação das Auditoria sempre começa pelo Mapeamento de Processos e pelo Planejamento das ações que precisam ser tomadas:
1) Processos Chave – identificar e listar os Processos Financeiros que devem ser auditados como Reconciliação Bancária, Despesas e Receitas, Controle de Pagamentos e Recebimentos, Gestão da Conformidade, entre outros.
2) Objetivos – quantificar as metas da Automação como reduzir o tema de auditoria em 20%, identificar fraudes financeiras em um dia, emitir Relatórios Detalhados em menos de dois minutos, entre outros.
3) Ferramenta Tecnológica – definir os recursos e os diferenciais que a ferramenta tecnológica deve oferecer para ser escolhida para realizar a Automação das Auditorias.
Recursos necessários para Automação das Auditorias
A ferramenta tecnológica deve oferecer suporte para uma série de configurações indispensáveis para a Automação das Auditorias:
1) Fluxos de Trabalho – automação de Fluxos de Trabalho que otimizem o processo de Tratamento de Dados Financeiros e substituam ações humanas em atividades rotineiras, detalhistas, com padrões definidos ou que exijam cumprimento imperativo de prazos. Dessa forma, falhas humanas são evitadas e a Auditoria flui como programada.
2) Alertas e Notificações – sempre que um prazo estiver vencendo, uma anomalia, um problema na Gestão de Dados e/ou tentativa de fraude for detetada, alertas e notificações são enviados em tempo real para os responsáveis pela tomada de contramedidas e correção das distorções.
3) Atualizações de Status – diversos status planejados e aprovados precisam ser implementados dentro da Automação da Auditoria. Conta Aprovada para pagamento, orçamento Rejeitado e Financiamento Aprovado são exemplos de status comuns as operações financeiras.
4) Revisões e Lembretes – checklists periódicos para as mais variadas finalidades como Descarte de Dados de Titulares dentro do prazo fixado pela Legislação ou envio de Documentos para as autoridades regulatórias.
5) Integrações – a ferramenta tecnológica deve oferecer possibilidade de integração com ERP, CRM, softwares contáveis, Soluções de Análise de Dados, Sistemas de Segurança e da Avaliação de Clientes, Sistemas de Comunicação, entre outros. Todos esses sistemas atuam de forma automatizada, possibilitando a realização de Auditoria em Tempo Real.
6) Visibilidade – o dashboard da ferramenta tem que facilitar a visualização de cada etapa do processo de Auditoria, permitindo a criação de painéis para acompanhar em tempo real todos os parâmetros de Transações Financeiras (data, descrição, valor, status e origem), Conformidade (verificação do cumprimento de normas regulatórias) , Anomalias (problemas e/ou operações suspeitas), entre outros.
7) Monitoramento de Conformidade – com essa configuração é possível fazer Relatórios Automatizados Periódicos para os órgãos reguladores e Auditorias internas, Históricos (incluindo todos os Incidentes de Dados e as soluções providenciadas), entre outros.
8) Acessos – a configuração do Controle de Acesso permite expor apenas as informações necessárias para a realização da atividade profissional de cada colaborador. A utilização de senhas individuais, complexas e com prazo de validade e aplicação de Segurança Multifatorial minimizam a possibilidade de sabotagem, vazamento de dados ou fraudes. O Monitoramento de quem acessa e o que faz com os dados é essencial para a Proteção das Informações Financeiras.
9) Cultura de Ética e de Conformidade – a ferramenta tecnológica deve incluir treinamentos online sobre a importância do papel individual e coletivo nas ações de Compliance da empresa financeira. A Auditoria Automatizada pode medir KPI de desempenho nos testes online e até a aderência as boas práticas de Conformidade.
Automação de Auditoria e Monday.com
A plataforma Monday.com tem todos os recursos para a Automação de Auditoria. A flexibilidade da ferramenta possibilita configurações e personalizações conforme as particularidades de cada Instituição Financeira.
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