O primeiro passo para Automatizar a Compliance com Ferramentas BPM é compreender todas as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O passo seguinte é escolher a ferramenta BPM que atenda de forma global todos os requisitos da LGPD.
Iniciando a Automatização da Compliance
Na sequência, usando a ferramenta BPM, inicie a Centralização de Dados, Mapeie os Processos de Gerenciamento de Dados e os requisitos de Auditoria e Monitoramento. Pesquise possíveis pontos de vulnerabilidade e os Incidentes de Segurança mais comuns e prepare toda a rotina de resposta para essas situações emergenciais. Estabeleça Fluxos de Trabalho Automatizado, levando em conta as situações mais críticas do uso de dados e os prazos definidos pela LGPD. A Automatização deve priorizar a substituição das ações humanas, suscetíveis a falhas e que podem acarretar punições para o operador de dados, como o atendimento das solicitações dos titulares dos dados. Por exemplo: portabilidade e exclusão de dados em tempo hábil. Essa rotina é conhecida como Gestão do Consentimento e Solicitações dos Titulares.
Facilitação da Auditoria e da Rastreabilidade
As ferramentas BPM devem ser configuradas para registrar todas as atividades rotineiras e qualquer anomalia durante o tráfego de dados. O sistema precisa Monitorar e Registrar o que acontece durante o gerenciamento de dados em tempo real. Todos os Acessos precisam ser Controlados e Supervisionados através de logs de acesso. A Rastreabilidade dos dados pessoais deve ser estabelecida para proteger a privacidade dos titulares e estar em Conformidade com a LGPD. Relatórios Automatizados e Históricos do Tratamento de Dados devem ser gerados para viabilizar Auditorias e Fiscalizações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Estabelecimento de Critérios de Acesso Rígidos
Os acessos devem ser concedidos por critérios previamente inseridos na ferramenta BPM e limitados exclusivamente ao que é necessário para a realização da atividade. É o Princípio do Menor Privilégio. As senhas devem fortes, complexas, atualizadas de forma periódica e ter Autenticação Multifator (dois fatores). A ferramenta BPM deve ser integrada com sistemas de SSO para facilitar a gestão de credenciais de forma segura. Desta forma, os dados sensíveis terão diversas camadas de proteção.
Alarmes e Alertas de Segurança para Incidentes de Compliance
As ferramentas de BPM precisam identificar qualquer tentativa ou violação real de Segurança de Dados, o que possibilita informar os responsáveis em tempo real e deflagrar ações efetivas de resposta no menor prazo possível. Ainda devem estar preparadas para comunicar os problemas mais graves, como vazamento de dados, a ANPD como determina a Legislação. O Fluxo de Trabalho para correção da vulnerabilidade deve estar programado e possibilitar que a situação volte rapidamente a normalidade.
Teste, Reteste e Teste Novamente
Os Processos e Fluxos Automatizados precisam ser testados com frequência. A plataforma BPM deve possibilitar a realização de Simulações de Auditoria, com a verificação de logs de acessos, relatórios e outros itens, e Testes de Estresse, que servem para avaliar o desempenho dos processos. Para garantir a Conformidade, recomenda-se o ensaio de respostas a Incidentes de Segurança, que é o maior desafio enfrentado pelas Empresas de TI.
Ajustes Constantes para a Manutenção da Compliance
O sistema de regulação evolui, os hackers ficam mais preparados e ousados e o volume de dados aumenta exponencialmente. O Compliance Automatizado precisa acompanhar o ritmo de evolução da realidade, o que exige revisões periódicas do processo estabelecido.
Compliance com a Monday.com
A plataforma Monday.com foi desenhada para implantar o Compliance Automizado. Os painéis da ferramenta são intuitivos e permitem o acompanhamento em tempo real do processamento dos dados, da coleta ao descarte. O processo vai além: registra e monitora toda a ação dos profissionais que têm acesso aos dados. E tem aplicações que simplificam a realização de Auditorias, a emissão de Relatórios e as etapas da Fiscalização.
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