O Mapeamento de Processos para Conformidade permite a implementação de controles eficientes, a identificação de vulnerabilidades e Monitoramento em tempo real do Tratamento de Informações Financeiras. É uma das etapas essenciais da Gestão de Conformidade e o requisito para atender as normas regulamentadoras do Setor Financeiro e, em particular, as exigências da Lei nº 12.846/2013 – também conhecida como Lei Anticorrupção.
Desvendando o Mapeamento de Processos
O Mapeamento de Processos realiza a identificação, documentação e otimização de Fluxos de Trabalho no Gerenciamento de Dados Financeiros. Consiste em três objetivos principais:
1) Riscos – descobrir pontos críticos e vulnerabilidades que criam oportunidades para fraudes e/ou desvios de conduta.
2) Controles Internos – todos os processos devem ter mecanismo para detectar e/ou prevenir operações criminosas.
3) Padronização – consistência e transparência em todas as atividades da organização.
Foco do Mapeamento de Processos
O Mapeamento de Processos nas Operações Financeiras prioriza a inibição de tentativas e ações de corrupção e viabiliza o cumprimento da Legislação. O foco deve se concentrar nos seguintes aspectos:
1) Fornecedores e parceiros – analisar os processos de contratação e de pagamento e gerar controle para evitar pagamentos duplicados, indevidos ou superfaturados. Realizar Due Diligence nos parceiros de negócios.
2) Recursos Financeiros e Materiais – Mapeamento completo e detalhado do Fluxo Financeiro e Auditoria do controle de caixa e despesas.
3) Equipe – criação de programas de capacitação sobre Conformidade e Ética Empresarial, além de monitorar a adesão às políticas anticorrupção em todos os setores da organização.
4) Investigação – criação de programas de denúncias de irregularidades e/ou fraudes. Garantir a anonimização e a confidencialidade das denúncias. Estabelecer o fluxo de recebimento (canais de comunicação disponibilizados), análise, investigação e resposta clara a qualquer tipo de denúncia.
Facilidades do Mapeamento de Processos
As ferramentas tecnológicas usadas no Mapeamento dos Processos devem oferecer as seguintes facilidades:
1) Visualização – o dashboard deve representar visualmente os fluxos de trabalho de forma intuitiva e todas as etapas do processo em tempo real: pagamentos, fluxo de caixa, Auditoria e muitas outras.
2) Automação – checklists automatizados para garantir Conformidade em todas as etapas do processo. Possibilitar a configuração de alertas automáticos para situações críticas, como revisões de políticas de Conformidade e datas de pagamento de contratos.
3) Centralização – toda a Documentação (políticas, contratos, comprovantes de pagamentos e relatórios, entre outros) devem ser centralizados, rastreados e armazenados no mesmo lugar. Estabelecer controles de acessos para proteger dados financeiros sigilosos e sensíveis.
4) Monitoramento – tudo precisa ser continuamente monitorado. O desempenho dos controles deve ter relatórios em tempo real. Os gargalhos e gaps no processo devem ser identificados de forma proativa.
5) Integração – a ferramenta tecnológica deve possibilitar conexão com sistemas de ERP, CRM, Sistemas de Análise de Risco, ofertando uma abordagem conjunta e integrada para assegurar a Conformidade.
Monday.com e Mapeamento de Processos
O Mapeamento de Processos para a Conformidade garante a integridade das organizações financeiras. A plataforma Monday.com aumenta a eficiência operacional, a transparência das transações financeiras, a aderência a Legislação e as políticas internas de Conformidade e a mitigação de riscos no Tratamento de Dados Financeiros, além de colaborar para a criação das Culturas de Ética e Transparência e de Compliance na empresa.
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