As Ferramentas de Automação tornam o Gerenciamento de Dados mais ágil, preciso e eficiente, o que aumenta significativamente a qualidade da proteção de dados pessoais e sensíveis.
Passo a Passo
Antes de começar a Automação é preciso conhecer a fundo a realidade da Empresa de TI.
A etapa de preparação abrange Planejamento e Objetivos Claros:
a) O foco da Automação deve recair nas atividades chatas, demoradas, cheias de detalhes e que favorecem os erros humanos.
b) Defina o que você pretende com a Automação: redução de erros, mais produtividade e/ou aumento de segurança.
c) Converse com as áreas envolvidas no processo. Alinhe a Automação com as expectativas dos stakeholders.
d) Identifique os dados mais sensíveis e confidenciais que merecem camadas de proteção adicionais.
A fase inicial da Automação começa com a escolha da Ferramenta:
a) Avalie as Automações Nativas da Ferramenta, verifique o grau de flexibilidade que oferece para atender as suas necessidade específicas e se permite uma análise em tempo real do tratamento de dados.
b) Constate se a Ferramenta é amigável, oferece painéis de rápida visualização e tem avisos e alarmes em casos de qualquer incongruência, falha ou ameaça de invasão no uso de dados.
c) Descubra se tem compatibilidade e/ou integração com Sistemas de Segurança de outras empresas.
d) Certifique-se que possui camadas de segurança de Acesso e API que avaliam a segurança das integrações. É fundamental que ofereça recursos como autenticação multifatorial e criptografia automática de dados sensíveis.
A segunda etapa abrange a Configuração das Automações.
a) O Mapeamento do Fluxo de Trabalho vai definir cada Automação que será criada. Por exemplo: na inserção de um novo cadastro de dados imediatamente é criada uma rotina de descarte como determina a LGPD.
b) Criação de gatilhos, avisos e alarmes para situações essenciais ao tráfego de dados e também em casos de anomalias.
c) Criação de Regras de Segurança e de Permissões para acesso, alteração, visualização e/ou aprovação de uso dos dados. Tudo seguindo o Princípio do Mínimo Privilégio, isto é, acesso somente ao que essencial para a atividade profissional.
d) Realização de Testes. A Automação precisa ser avaliada a exaustão, com testes de segurança e de vulnerabilidade. Quanto mais personalizada a Automação, mais segura se torna.
A terceira etapa é da preparação da Equipe de Colaboradores:
a) Os usuários precisam entender o funcionamento e os objetivos das Automações e receber treinamento sobre as melhores práticas de segurança.
b) A implementação deve ser feita em um pequeno grupo piloto. Depois das avaliações e das devidas correções, pode ser estendida para grupos maiores.
c) Analise os logs de acesso gerados pela Automações e tenha certeza que tudo está em Conformidade com a LGPD.
A quarta etapa é permanente e abrange Monitoramento e Aperfeiçoamento Contínuo:
a) As Automações precisam de acompanhamento constante. Os erros eventuais devem ser corrigidos.
b) A própria ferramenta deve possibilitar a realização de Auditorias periódicas em todo o sistema. A verificação deve ser reforçada quando houver mudanças nos processos e nas políticas de segurança.
c) Ouça com frequência os stakeholders. Os usuários sentem diariamente o que funciona ou não. O feedback vai possibilitar a melhoria das Automações.
Monday.com e Automação na Proteção de Dados
A plataforma Monday.com transforma a Automação em um processo simples, flexível, personalizado e auditável em tempo real. A Proteção de Dados fica em total conformidade com a LGPD e os titulares dos dados têm a privacidade respeitada e segura.
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