Procedimento Operacional Padrão [POP]

Procedimento operacional padrão, imagine que a sua empresa realiza a entrega constante de determinados serviços ou produtos e que, apesar da dedicação de todo o time, algumas etapas da produção continuam enfrentando problemas. Falta alinhamento do time ou clareza sobre os processos a serem realizados?

Talvez ambas as situações possam fazer parte de um mesmo problema. O aperfeiçoamento do time e dos processos faz parte da evolução de um negócio de sucesso. E se o objetivo é atingir a melhor qualidade que a sua empresa/time pode oferecer, manter todos na mesma página tornará a caminhada em busca do sucesso um pouco mais fácil.

É assim que surge o Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP. Este é um documento essencial para qualquer equipe que deseja atingir o máximo de sua entrega e produção por manter todos os envolvidos no mesmo momento.

Por isso, tão importante quanto saber o que é um Procedimento Operacional Padrão (POP) é entender como ele funciona, como é aplicado e de que forma beneficia sua empresa. Continue conosco até o fim desse texto para saber mais sobre o que é um POP e como aplicá-lo.

O que é Procedimento Operacional Padrão?

Assim como o manual de instruções te prepara para o uso adequado de um produto, o Procedimento Operacional Padrão reúne em detalhes todas as informações necessárias para o desempenho das atividades da empresa.

Mais do que manter todos informados sobre quais atividades e como realizá-las, o POP guia todos pelo mesmo caminho, deixando claro qual o passo a passo para completar os processos da empresa.

Através do POP os procedimentos tornam-se padronizados, o que otimiza o tempo de entrega e melhora o resultado final – e este é um dos objetivos do Procedimento Operacional Padrão. Uma boa entrega final não deve ser exceção. Em um negócio de sucesso, a alta qualidade de um produto ou serviço deve ser a regra e o POP torna a busca por excelência em uma experiência menos difícil.

Podemos dizer que não existe apenas um tipo de Procedimento Operacional Padrão. Assim como as necessidades de uma empresa não envolvem apenas um tipo de procedimento, a existência de um único POP também prejudicaria o desenvolvimento do seu negócio.

Procedimento Operacional Padrão
Modelo de POP Simples

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E quais os principais procedimentos operacionais padronizados?

Alguns processos de uma empresa são considerados processos críticos, isso quer dizer que afetam diretamente o resultado do produto/serviço final, consequentemente refletindo no a imagem e crescimento da empresa.

Quando a empresa sabe exatamente o que é um Procedimento Operacional Padrão e de que forma ele impacta nos resultados da empresa, pode dedicar-se a preparar POPs para as atividades de produção e administração. Estas são as atividades que costumam ser mais impactadas e atendidas pela padronização.

Isso não quer dizer que questões como manutenção de equipamentos e do local de trabalho, bem como cuidados de higiene com materiais compartilhados não possam passar por uma análise pontual em busca de pontos de melhoria.

E dentre os principais procedimentos operacionais padronizados podemos citar:

  • POPs fundamentais: fornecem diretrizes para elaboração dos procedimentos operacionais padronizados;
  • POPs administrativos: reúnem todas as atividades fundamentais para uma boa gestão;
  • POPs de produção: reúnem todas as práticas necessárias dentro de cada etapa de produção;
  • POPs metódicos: fornecem a descrição completa de testes ou métodos de investigação;
  • POPs de armazenamento: descrevem os procedimentos para armazenamento de produtos;
  • POPs de atendimento: fornecem orientações de atendimento ao cliente e pode abranger as etapas pré e pós-vendas, por exemplo.

Cada um desses procedimentos operacionais padronizados vai oferecer dados e características que variam de acordo com a necessidade do setor e com o resultado final desejado.

Assim, cada POP terá suas características e objetivos, mas todos com um único objetivo: melhorar os resultados entregues pela empresa.

Afinal, qual a importância do Procedimento Operacional Padrão?

Ao se perguntar o que é um Procedimento Operacional Padrão, deve-se ter em mente que ele é uma ferramenta operacional. O POP existe para padronizar processos e otimizar os resultados, garantindo não apenas eficiência no trabalho da equipe mas também maior qualidade do produto/serviço final.

Seja qual for a etapa da produção, venda ou atendimento ao cliente, o objetivo é garantir que a cadeia produtiva siga um único padrão de qualidade, estejam as etapas conectadas direta ou indiretamente.

Como por exemplo, o caminho que um produto faz até chegar às mãos do consumidor final pode envolver maquinário, insumos, mão de obra, segurança no ambiente de trabalho, armazenamento, precificação, equipe de vendas, time de atendimento pós-vendas… Esses são apenas alguns exemplos.

Entenda o uso do POP com um exemplo

O descuido na etapa de armazenamento de um produto perecível, por exemplo, pode prejudicar a experiência do cliente, que, insatisfeito, pode aumentar a demanda do time de pós-vendas. A equipe de atendimento ao cliente, por sua vez, precisa estar preparada para lidar com situações adversas como essa.

Isso deixa evidente também que o Procedimento Operacional Padrão deve prever ao máximo quais problemas podem ser enfrentados e como contorná-los de maneira eficiente. A rotina de produção e administração precisa ser previsível, e os contratempos mais comuns e previsíveis devem ser listados para reduzir o tempo na solução de problemas.

Procedimento Operacional Padrão Exemplo
Modelo POP – Helicóptero de Papel

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Quais os benefícios do Procedimento Operacional Padrão?

Este não é um documento em vão na gestão da sua empresa. A seguir, listamos alguns dos benefícios do POP:

  • Padronização na execução de atividades;
  • Melhoria na qualidade dos produtos/serviços;
  • Aumento na compreensão dos funcionários sobre o papel que desenvolvem na empresa;
  • Redução na curva de aprendizado do colaborador;
  • Integração de novos colaboradores de maneira facilitada;
  • Redução nas falhas de comunicação entre setores/colaboradores;
  • Redução nos acidentes de trabalho;
  • Aprimoramento da experiência de mercado.

Esses são apenas alguns exemplos de melhorias que um Procedimento Operacional Padrão pode trazer ao seu negócio.

O POP tem formato único?

O Procedimento Operacional Padrão pode ser redigido de diversas formas e irá depender da necessidade da sua empresa. O importante é que o conteúdo detalhe as etapas envolvendo o produto/serviço de um jeito que os colaboradores possam compreender e aplicá-las no dia a dia do seu negócio.

O formato pode variar entre:

  • Formato de etapas hierárquicas: para descrever os momentos mais importantes de tomada de decisão;
  • Fluxograma: com a descrição de cada uma das atividades, de cada etapa e seus respectivos responsáveis, mostrando a posição de cada um na cadeia produtiva;
  • Formato de etapas e rotinas simples – descrição mais simples das atividades, mas com rotinas de segurança e documentações a serem emitidas.

É importante lembrar que, independente do formato, toda a equipe precisa conhecer o Procedimento Operacional Padrão e entender seu funcionamento para poder aplicá-lo.

E por onde começar a elaboração de um Procedimento Operacional Padrão?

A primeira etapa da elaboração de um POP é o conhecimento. O gestor deve saber quais resultados deseja alcançar com a elaboração deste documento, afinal, o Procedimento Operacional Padrão não vai ser executado sozinho e uma ferramenta sem uso não serve para nada.

Qual a atividade que será mapeada no Procedimento Operacional Padrão? Qual o objetivo dessa padronização?

Sem um objetivo claro, fica difícil chegar a qualquer lugar. O POP é uma ferramenta estratégica e se o gestor não o enxergar como um instrumento para melhores resultados na empresa, não existe razão nem mesmo para começar uma coleta de dados.

Com os objetivos claros, comece a coleta de dados

comunicação faz parte de uma gestão de qualidade e é fundamental no processo de elaboração de um Procedimento Operacional Padrão. Ter noção de qual o estado atual da empresa faz toda a diferença.

O mapeamento das atividades, quem são os colaboradores, quais as competências necessárias para a execução de cada etapa do procedimento, os pontos fracos e fortes de cada setor e de que forma melhorar a entrega do time e o resultado final é fundamental para a elaboração do POP.

Para que o Procedimento Operacional Padrão funcione, os colaboradores envolvidos precisam ter a opção de participar da coleta de informações. São eles que têm contato direto com as operações realizadas na empresa e por isso, são as pessoas que darão um feedback mais próximo da real situação do negócio.

Com objetivos claros e dados em mãos, já é possível escolher o nome do POP. Lembrando, que o nome vai variar de acordo com os objetivos e destinatários do Procedimento Operacional Padrão. E é claro, o nome deve ser direto e trazer clareza a qualquer um que tenha o documento em mãos.

Tenha também outros documentos como referência

Além disso, ter outros POPs, manuais, normas internas e códigos de conduta da empresa como referências pode facilitar o desenvolvimento do Procedimento Operacional Padrão. Esses documentos servem como uma régua, a fim de que todas as normas da empresa se comuniquem, evitando assim condutas conflitantes.

A clareza de objetivos tem que também trazer clareza sobre o local de aplicação do POP. Ao desenvolver o documento, é de extrema relevância apontar com o máximo de detalhes a que se refere aquele Procedimento Operacional Padrão.

Quais os setores, quais os colaboradores envolvidos, quais as condutas a serem realizadas em caso de imprevistos e emergências? Tudo deve ser precisamente indicado para máxima eficiência do procedimento.

Modelo Procedimento Operacional Padrão
Procedimento Operacional Padrão Complexo

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A melhora deve ser contínua

Ter um Procedimento Operacional Padrão sem atualizações o transforma em uma ferramenta ultrapassada. A melhora exige revisão constante, por isso é tão importante estabelecer um prazo mínimo para revisão do POP e de seus procedimentos.

Isso ajuda o gestor a se organizar e os colaboradores a manterem atenção ao que está ou não funcionando para melhorar o resultado final de suas atividades.

O que não fazer ao desenvolver um Procedimento Operacional Padrão?

Por se tratar de um documento, o POP precisa estar de acordo com os documentos utilizados na empresa. Tanto no formato quanto na validação pelos gestores responsáveis por toda a empresa.

Ao desenvolver o Procedimento Operacional Padrão, evite copiar o documento de outras empresas. Assim como cada pessoa tem uma digital, cada negócio tem sua cultura, sua gestão e seus processos específicos – ainda que similares quando pertencentes ao mesmo nicho. Mas apenas o gestor e os servidores daquela empresa sabem quais os pontos de melhoria e de que forma trabalhar para aprimorar a entrega.

É importante repetir que os colaboradores devem ser ouvidos tanto no desenvolvimento quanto na revisão do POP. Ignorar quem irá executar os procedimentos apresentados no POP fará com que o documento não seja tão eficiente quanto poderia.

Uma questão importante na elaboração de um Procedimento Operacional Padrão é o uso de linguagem adequada. Não existem proibições quanto ao uso de siglas, desde que exista um glossário para que qualquer pessoa com acesso ao POP possa entender do que se trata.

O procedimento operacional precisa gerar conhecimento claro, por isso deve ser evitado o uso de siglas sem legenda, estrangeirismos desnecessários (ou sem contexto ou tradução), por exemplo. Tanto o colaborador que participou do desenvolvimento do documento quanto os que estão chegando na empresa devem ser capazes de ler e compreender seu conteúdo para pôr em prática o que é pedido.

Por fim, o que um Procedimento Operacional Padrão deve conter?

Em relação ao conteúdo do POP, deve-se ter atenção a alguns detalhes que não podem faltar no corpo do texto.

  • Nome do Procedimento Operacional Padrão;
  • Objetivo;
  • Documentos de referência;
  • Local de aplicação;
  • Glossário de siglas
  • Descrição de tarefas e responsáveis;
  • Validade do POP em questão;
  • Gestor que participou da elaboração e outros profissionais envolvidos;
  • Demais informações consideradas pertinentes para orientar o colaborador.

Em resumo, o que é um Procedimento Operacional Padrão?

Como pudemos perceber, o procedimento operacional, é mais do que um simples documento – ele é uma ferramenta que funciona como mapa do trabalho da empresa e o objetivo principal é a melhoria constante dos processos internos de produção e administração.

Ao identificar a necessidade de desenvolver um Procedimento Operacional Padrão, o empresário precisa considerar os reflexos prejudiciais de um POP mal feito. Para melhor aplicação e desempenho da equipe a partir da padronização dos procedimentos, pode ser necessária a contratação de uma consultoria empresarial.

A consultoria ajudará na escolha do melhor modelo de POP para o seu negócio de acordo com as necessidades da empresa e o momento da equipe.

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