Mapeamento de Processos

Mapeamento de Processos: o que é e como fazer

O mapeamento de processos é um mecanismo que busca entender como funcionam os procedimentos operacionais dentro de uma empresa. Além de analisar a entrada, saída e outras ações que acontecem nesse ambiente. Por meio dessa metodologia é possível entender como as atividades são realizadas e detectar desvios, retrabalhos, redundâncias e desperdícios.

Para que uma empresa seja bem-sucedida, ela deve prezar a máxima organização das atividades realizadas diariamente pelos funcionários. O ideal é que os setores do negócio estejam alinhados entre si, seguindo o mesmo ritmo. Como conseguir esta harmonia? Por meio da implantação de uma atividade de mapeamento de processos.

Trata-se do primeiro passo para automatizar os fluxos de trabalho e se adequar às normas ISO. Portanto, ao mapear e padronizar as suas tarefas internas, a empresa só tem a ganhar. Continue esta rápida leitura para entender o que é, como fazer e aproveite para baixar exemplos de case e de planilhas que irão facilitar a implantação do mapeamento de processos!

O que é mapeamento de processos?

Como muitos outros métodos de gerenciamento e monitoramento de empresas, o mapeamento de processos é uma estratégia que visa mostrar como um negócio está operando, mas de forma descomplicada e clara. Sem planilhas e gráficos confusos, essa metodologia busca mostrar a entrada, saída e outras ações que acontecem dentro daquele empreendimento de forma simples. 

O mapeamento de processos busca representar de forma gráfica e escrita os passos de execução de um processo, representando cada etapa de forma gráfica e escrita. O mapeamento de processos pode ser feito em atividades produtivas, administrativas, atendimento ao público e serviços de campo. Podemos mapear todo tipo de atividade incluindo softwares, isso mesmo, hoje em dia é muito comum realizar o mapeamento de processos para identificar como um ele deve funcionar.

Mapeamento de Processos

Para que serve o mapeamento de processos?

Por meio dessa identificação clara e fácil, o mapeamento mostra qual a sequência das atividades que acontecem dentro da empresa e de outros elementos que compõem o fluxo de trabalho. Isso inclui os responsáveis por cada etapa e a identificação de possíveis gargalos e desperdícios como retrabalhos e redundâncias.

Muitas vezes, os gestores percebem que o ritmo da empresa está deixando a desejar. Geralmente, isso resulta da existência de gargalos, um problema que pode surgir em qualquer departamento da organização. Afinal, existem gargalos administrativos e operacionais.

mapeamento de processos ajuda na identificação exatamente estas falhas que comprometem a produtividade do trabalho. Com a eliminação dos desperdícios, os procedimentos passam a ser otimizados e fluem de modo mais natural.

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O mesmo mapeamento também serve para apontar quais são todas as pessoas envolvidas em cada etapa de uma determinada atividade. Isso significa que o gestor passa a ter em mãos os nomes e as funções específicas desempenhadas por cada colaborador.

Com o detalhamento máximo das atividades do setor, é possível precisar quais são os verdadeiros recursos necessários para concretizá-las. Em outras palavras, há uma especificação do número de funcionários e da quantidade de material exigida para cada tarefa.

  1. Representa de forma gráfica as atividades contidas em um processo.
  2. Demonstra claramente as entradas e saídas das atividades.
  3. Detalha as decisões tomadas ao longo do processo.
  4. Define a relação do processos com outros departamentos e ou processos.
  5. Define responsabilidades dos colaboradores.
  6. Identifica desvios, desperdícios e retrabalhos.
mapeamento de processos

Baixe aqui a planilha de mapeamento de processos, com ela você pode descrever o processo em uma planilha em Excel e depois importar os dados diretamente para o VISIO (Ferramenta de criação de Fluxograma da Microsoft)

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

Em primeiro lugar, o mapeamento de processos promove o estudo de viabilidade de cada etapa operacional. Todavia algumas atividades tendem a ser consumir muito tempo e recursos da empresa. Ao mesmo tempo o mapeamento faz com que o gestor conheça quais são as etapas devem ser revistas.

A partir daí, é possível remodelar os procedimentos adotados ou, se necessário, descartá-los. Isso acontece porque, para a surpresa da gestão, algumas atividades se mostram simplesmente inúteis. Portanto, o processo de mapeamento enxuga a operação, tornando-a mais flexível e objetiva.

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Mapeamento de Processos
Exemplo de mapeamento de processos na logística.

Contudo outra vantagem consiste na padronização dos procedimentos executados, algo que é favorecido pela automação do fluxo de trabalho. Enfim padronizar, significa criar uma série de diretrizes que deve ser seguida à risca pelas equipes do setor.

O mapeamento dos processos é primordial para a padronização porque, antes de remodelar, é preciso saber como algo é feito. Posteriormente reestruturação dos procedimentos adotados, o ganho com a eficácia e qualidade de produtos ou serviços supera qualquer expectativa. Assim, a empresa se torna muito mais competitiva no seu nicho de atuação.

Porque fazer o mapeamento de processos?

1 – Identificar Gargalos

É um ponto ou mais pontos do processo que criam um fila ou restrição de capacidade. Neste ponto o processo não flui tão bem como no restante das atividades e por isso a produtividade é menor. Esta condição pode ter inúmeras causas para ocorrer pois a produtividade depende de vários fatores para acontecer. Identificar estes pontos é de suma importância para que a empresa possa entender suas causas e corrigir a restrição aumentando a produtividade global do processo.

2 – Identificar e definir as funções dos colaboradores

O Mapeamento de Processos identifica não somente as atividades mas também os responsáveis pelas atividades. Sendo assim temos um mapa das atividades dos colaboradores, uma descrição de função, o que auxilia a empresa no momento de dimensionar sua mão de obra. Esta informação também aumenta o entendimento das funções e auxilia no treinamento de novos colaboradores reduzindo o tempo necessário para que entendam as suas atividades.

3 – Prever recursos produtivos e administrativos

Controlar os recursos para um processo pode ser um desafio para a maioria das empresas. Por isso contar com o mapeamento de processos auxilia nesta atividade. Pois no mapeamento identifica-se as quantidades e locais onde os recursos são utilizados facilitando assim o entendimento do seu consumo. Em atividades administrativas não é diferente pois além do consumo de materiais existem recursos não consumíveis que se fazem necessários. Como exemplo podemos citar empilhadeiras, sistema ERP, computadores etc.

4 – Controlar a produtividade

O mapeamento de processos define de modo único como um processo deve ser realizado. Como diferentes pessoas possuem diferentes visões e opiniões sobre o mesmo tema existem momentos em que se faz necessário uma evolução no modo como as coisas são feitas. Assim tendo um histórico das modificações podemos comparar o desempenho, o custo, o tamanho e até mesmo o uso de recursos entre uma versão do processo e outra.

5 – Otimização dos processos

Com o mapeamento de processos temos um cenário do estado atual, ou seja como os processos são executados nos dias atuais. Com uma analise detalhada podemos identificar pontos onde os processos podem ser otimizados, quer seja por uso de novas tecnologias, divisão de atividades, automação e outras estratégias. Por isso para melhorar o desempenho da produtividade dos processos o primeiro passo é conhecer o seu estado atual através do mapeamento de processos.

Quais são os tipos de mapeamento de processos? 

Mapeamento de Processos

Apesar de chamarmos o mapeamento de processos de estratégia, existem várias subdivisões que auxiliam a adequação para cada tipo de empresa e que facilitam a aplicação dessa metodologia no seu negócio (principalmente para o gerenciamento de riscos).

Por isso, não perca tempo! Aproveite este momento para pegar uma caneta e um papel, pois todas as informações a seguir são fundamentais para você identificar qual o melhor método para se aplicar ao seu negócio. 

1 – Fluxograma de processos 

Em primeiro lugar, o fluxograma é um meio visual, que busca mostrar o fluxo de processos de uma empresa por meio de desenhos e símbolos gráficos. Essas ilustrações servem para mostrar como estão todos os procedimentos dentro do negócio e facilitar a análise desse relatório.

Imagine, por exemplo, que o mapeamento de processos em forma de fluxograma mostre um X no meio do processo. O símbolo pode remeter a um possível problema e fazer com que todos os colaboradores entendam essa análise. 

2 – Fluxograma horizontal

Já o fluxograma horizontal é um pouco mais complexo. Com a mesma intenção do fluxograma básico, esse mostra como funciona o processo operacional dentro de uma empresa por meio de uma matriz.

No eixo horizontal ficam as informações em relação às etapas do processo, enquanto no eixo vertical se encontram as atividades necessárias para execução. Apesar de ser um pouco mais complexo de montar, a sua visualização é de fácil compreensão e auxilia principalmente o entendimento durante reuniões e auditorias. 

3 – Mapofluxograma

Já o mapofluxograma é um método interativo dentro do mapeamento de processos. Por meio da representação em linhas, essa estratégia mostra os caminhos que a produção de um produto toma até ficar pronto dentro de uma empresa.

Ou seja, essa é uma estratégia que apresenta o percurso operacional que um negócio toma até a etapa final de sua mercadoria. Esse trajeto pode contar com várias etapas, como a produção da matéria-prima, montagem do item, embalagem para venda e até mesmo a distribuição dentro do estoque. O mesmo vale para empresas prestadoras de serviços. 

4 – Diagrama sistêmico UML

O diagrama sistêmico UML (Unified Modeling Language) é um pouco mais complexo que os demais mapeamentos que apresentamos até aqui. Esse funciona por meio de um conjunto de diagramas, que estruturam qualquer tipo de processo dentro de uma empresa.

O objetivo dessa metodologia é acompanhar os procedimentos que acontecem dentro de um negócio e dividi-las entre estruturais e comportamentais. Nesse momento, é muito importante procurar a ajuda de um especialista, já que se trata de um método mais elaborado. 

5 – Business Process Model and Notification (BPMN) 

Por último, o Business Process Model and Notification (BPMN) é outro modelo que faz parte do mapeamento de processos e que serve para organizar a parte operacional de uma empresa. Com as subdivisões de raias, artefatos, componentes de fluxo e componentes de conexão é possível construir e padronizar todos os procedimentos que acontecem para criação de um produto e de um serviço. 

Além de ser simples, ela replica novamente o modelo de simbologia com fluxogramas, facilitando a compreensão das pessoas que precisam analisar esses dados. 

Mapeamento de Processos
Conheça casos reais de aplicação da metodologia.

Case mapeamento de processos produtivo

A Miidas já auxiliou diversas empresas, com a metodologia de mapeamento de processos, a acelerarem seus resultados. Com o aumento de produtividade os custos são reduzidos e alivia-se os pontos de tensão da empresa fazendo com que as atividades aconteçam de forma mais natural e simples. Nossos consultores são credenciados no SEBRAE e na FIEP para este tipo de atividade.

Conheça um pouco mais sobre os resultados que podem ser alcançados com o mapeamento de processos através deste case da MIIDAS de aplicação dos conceitos em um processo produtivo. Este case é real e alia o conceito do mapeamento de processos, o VSM (Value Stream Map – Mapeamento do Fluxo de Valor) e o LEAN.

Baixe aqui o case completo de mapeamento de processos aplicado em um processo produtivo.

Case mapeamento de processos administrativo

Com os avanços alcançados na otimização dos processos produtivos muitas empresas estenderam as atividades de mapeamento para o setor administrativo. O que acompanhamos é um ganho de produtividade tão importante quanto o visto na produção.

Com o uso de softwares de automação de atividades aliada ao mapeamento de processos diversas empresas aumentaram a sua produtividade administrativa aumentando sua competitividade no mercado e reduzindo custos. Veja abaixo um case completo de aplicação da metodologia de mapeamento de processos executado pela MIIDAS

Baixe aqui o case completo de mapeamento de processos administrativo.

Como se faz um mapeamento de processos?

Para construir um mapeamento de processos, é necessário ter o tipo bem delimitado e adequado ao seu modelo de negócio. Decidido esse ponto, agora é fundamental entender como montar essa estratégia por meio de uma organização interna!

1 – Determine os processos e objetivos 

O primeiro passo é determinar quais são os processos que vão acontecer dentro dessa metodologia. Se você deseja criar uma estratégia para a produção de um produto, coloque todas as etapas dentro do procedimento. Feito isso, adicione também os objetivos para que a última etapa seja a realização dessa meta. 

2 – Identifique os outputs e inputs dos processos

É fundamental identificar as entradas (outputs) e saídas (inputs) que acontecem dentro desse processo de mapeamento. Ter o controle e realizar o monitoramento dessas movimentações evita que erros aconteçam durante a gestão e que a sua empresa seja melhor administrada na parte operacional. 

3 – Identifique os envolvidos no processo

Todas as partes precisam estar evidenciadas dentro do mapeamento de processos. Omitir algum passo pode gerar problemas dentro do operacional e até mesmo dificultar a busca por uma solução. Por isso, deixe sempre explícito tudo que a sua empresa irá fazer na produção de algum tipo, por exemplo, para que não haja esse tipo de dor de cabeça. 

4 – Documente tudo 

Por fim, tudo deve estar documentado. Qualquer movimentação, mesmo que seja quase ínfima, pode fazer diferença principalmente na parte administrativa e financeira. Deixe tudo anotado e, primordialmente, centralizado em um sistema da empresa. Essa é uma maneira de garantir a segurança de todas as informações do negócio.

Por fim, entendemos que o mapeamento de processos é uma metodologia bastante atrativa principalmente para empresários que estão em busca do gerenciamento operacional de sua empresa.

Como usar o mapeamento de processos nas sua empresa?

A fim de obter uma padronização de excelência das atividades, a empresa deve:

  • Determinar os processos que serão mapeados;
  • Ordenar as etapas de cada processo e projetá-las em um gráfico;
  • Verificar se aquele processo é mesmo essencial para o fluxo de trabalho e se ele pode ser aprimorado;
  • Automatizar o processo;
  • Monitorar os resultados obtidos após a automação.

Por fim, vale lembrar que a remodelação dos procedimentos de trabalho depende do engajamento das pessoas dos referidos departamentos. O mapeamento de processos é algo que deve contar com ampla participação dos colaboradores da empresa. Então, os gestores devem fazer com que os funcionários percebam que eles são uma parte importante da mudança.

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Entende a importância, mas precisa de ajuda para fazer tudo isso dar certo? Então conte conosco para tornar a sua empresa muito mais organizada, dinâmica, competitiva e lucrativa! Entre em contato com nossos consultores através deste link e agende uma reunião. Se preferir clique no botão do whatsapp no menu superior da página e fale com nossa equipe de atendimento.

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