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Modelo de POP: entenda o que é e como fazer

Modelo de POP

Sem planejamento e organização, os processos internos se misturam e geram uma grande confusão entre os colaboradores. Uma maneira de adequar a função de cada funcionário e especificar tarefas rotineiras, que fazem parte do cotidiano de todos presentes dentro da empresa, é por meio do modelo de POP. Você já ouviu falar?

Neste artigo vamos discutir sobre o que é, afinal, o modelo de POP, além das vantagens de adotá-lo para a sua empresa. Entenda também o que é preciso conter nessa estratégia para que ela seja aplicada da forma correta em seu negócio.

Ficou interessado no assunto? Continue aqui e acompanhe! Boa leitura.

O que é POP?

A sigla POP remete à expressão Procedimento Operacional Padrão e faz referência às organizações internas de uma empresa. Se você trabalha no setor de estoque, por exemplo, é possível elaborar um documento escrito, que mostre quais são as atribuições do dia, quem deve fazer e qual o passo a passo para seguir na hora de realizar uma tarefa.

Neste momento você deve estar pensando: “Mas esse é um processo normal dentro de uma empresa!”. De certa maneira, sim. Contudo, o modelo de POP visa planejar e deixar tudo anotado dentro de um documento para manter a previsibilidade dos resultados, diminuir os erros de produção, ajudar na performance, entre muitos outros pontos.

Por isso, quando você, estiver em busca de uma estratégia para otimizar as funções internas de uma empresa, coloque na ponta do lápis a opção Procedimento Operacional Padrão – POP.

vantagens de fazer um modelo de POP

Quais as vantagens de fazer um modelo de POP?

Em primeiro lugar, uma vantagem de adotar esse modelo é de garantir os padrões do negócio, como a própria sigla já remete. Muitas vezes, os colaboradores seguem rumos diferentes para chegar a um mesmo resultado. Isso pode ser ruim para a empresa, pois cada trajeto necessita de um valor e também requer tempos distintos. Por isso é fundamental regularizar todos os procedimentos que acontecem dentro da empresa para que não haja inconstância na entrega.

Além disso, colocar na ponta do lápis o passo a passo de algum processo ou função dentro do negócio também é uma maneira de garantir a segurança dos colaboradores (já que é possível reaver e analisar se está tudo certo), evitar falhas durante a fabricação de um produto e até mesmo garantir excelência na comunicação corporativa.

É importante ressaltar, no entanto, que o modelo de POP não substitui os fluxogramas de uma empresa. Uma vez que esta dupla deve ser aplicada em conjunto ou seja o Fluxograma define o que deve ser feito e qual a sequência correta enquanto o POP define como deve ser feito.

Modelo de POP

O que deve conter em um Modelo de POP?

Para você que está decidido a adotar o modelo de POP em sua empresa, existem alguns requisitos básicos para aplicá-lo e que não podem faltar na hora de montar esse projeto. Por isso, pegue uma caneta e um papel, pois todas as informações dispostas aqui são de suma importância!

Você deve, nessa primeira etapa, analisar se o ambiente de trabalho já é familiarizado com a organização diária e se eles já estão acostumados a trabalhar seguindo o passo a passo de uma função. A depender da resposta, você começa a elaborar as estratégias (de acordo com o nível de cada grupo) e aplicar o POP.

Logo após, entenda que o seu público dentro da empresa, mesmo que siga a compliance do negócio, possui individualidades que precisam ser respeitadas. Todos os procedimentos devem acontecer de maneira que atenda aos diferentes colaboradores e que não sobrecarregue-os para deixar o serviço mais organizado.

Enfim, o principal item que precisa estar no modelo de POP é o roteiro para realizar uma atividade dentro da empresa. Se você está desenvolvendo, por exemplo, uma peça de carro, descreva nessa estratégia quais são as funções a serem exercidas no dia de hoje em relação a essa mercadoria e qual o objetivo final do dia. Dessa maneira deve ocorrer a metodologia. Veja abaixo os passos para implantar a metodologia de POP:

Etapas para elaborar um Modelo de POP:

1 – Faça o mapeamento da atividade

Lembre-se o fluxograma vem antes do POP, é necessário entender quais são as atividades e qual a correta sequência de execução antes de descrever o POP. Clique neste link saber mais sobre mapeamento de processos.

2 – Audite e valide o fluxo

Todos os envolvidos devem estar cientes da sequencia de atividade adotada pela empresa. Aqui é a hora de otimizar, se houverem atividades excedentes, retrabalhos ou gargalos é hora de eliminar.

3 – Descreva as atividades

Reúna os participantes e descreva as atividades passo a passo. è muito importante que todos os detalhes sejam cobertos e verificados. Em caso de discordância em como realizar a atividade leve a discussão para a liderança da equipe.

4 – Padronize as atividades

Uma das grandes vantagens do POP é a padronização que ele permite. Então vamos ser mais quadradinhos neste momento. Padronização é a palavra de ordem. Se temos um sistema ERP onde as informações são registradas e analisadas todas as etapas devem respeitar este padrão. Sem controle paralelos e planilhas extras.

5 – Revise e valide o conteúdo

Por fim valide e revise todo o conteúdo que foi criado. Um treinamento com apresentação do material para a equipe é muito bom. Não esqueça de registrar que treinou todos os participantes. Pronto o seu POP esta pronto para ser usado.

Como criar um modelo de POP

Conclusão 

Para você que chegou até aqui, entendemos juntos que o modelo de POP é uma excelente estratégia para empresas que buscam criar um passo a passo detalhado, bem delimitado e regulamentado para atividades diárias de um ambiente de trabalho.

Se você gostou dessa metodologia e deseja aplicá-la (como também outros métodos), conte com a ajuda da Miidas! Fale agora mesmo com nossos consultores,

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