Modelo de POP: entenda o que é e como fazer

Modelo de POP

A logística de uma empresa é o ponto de partida para que o negócio funcione corretamente. Sem planejamento e organização, os processos internos se misturam e geram uma grande confusão entre os colaboradores. Uma maneira de adequar a função de cada funcionário e especificar tarefas rotineiras, que fazem parte do cotidiano de todos presentes dentro da empresa, é por meio do modelo de POP. Você já ouviu falar?

Neste artigo vamos discutir sobre o que é, afinal, o modelo de POP, além das vantagens de adotá-lo para a sua empresa. Entenda também o que é preciso conter nessa estratégia para que ela seja aplicada da forma correta em seu negócio.

Ficou interessado no assunto? Continue aqui e acompanhe! Boa leitura.

O que é POP?

A sigla POP remete à expressão Procedimento Operacional Padrão e faz referência às organizações internas de uma empresa. Se você trabalha no setor de estoque, por exemplo, é possível elaborar um documento escrito, que mostre quais são as atribuições do dia, quem deve fazer e qual o passo a passo para seguir na hora de realizar uma tarefa.

Neste momento você deve estar pensando: “Mas esse é um processo normal dentro de uma empresa!”. De certa maneira, sim. Contudo, o modelo de POP visa planejar e deixar tudo anotado dentro de um documento para manter a previsibilidade dos resultados, diminuir os erros de produção, ajudar na performance, entre muitos outros pontos.

Por isso, quando você, empresário, estiver em busca de uma estratégia para otimizar as funções internas de sua empresa, coloque na ponta do lápis a opção Operacional Padrão.

vantagens de fazer um modelo de POP

Quais as vantagens de fazer um modelo de POP?

Os empresários que buscam como fazer um POP no Word ou até mesmo em outra plataforma devem entender, prioritariamente, quais são os benefícios que essa estratégia oferece para um empreendimento e como elas podem afetar diretamente no cotidiano dentro do espaço de trabalho.

Em primeiro lugar, uma vantagem de adotar esse modelo é de garantir os padrões do negócio, como a própria sigla já remete. Muitas vezes, os colaboradores seguem rumos diferentes para chegar a um mesmo resultado. Isso pode ser ruim para o empresário, pois cada trajeto necessita de um valor e também requer tempos distintos. Por isso é fundamental regularizar todos os procedimentos que acontecem dentro da empresa para que não haja inconstância na entrega.

Além disso, colocar na ponta do lápis o passo a passo de algum processo ou função dentro do negócio também é uma maneira de garantir a segurança dos colaboradores (já que é possível reaver e analisar se está tudo certo), evitar falhas durante a fabricação de um produto e até mesmo garantir excelência na comunicação corporativa.

É importante ressaltar, no entanto, que o modelo de POP não substitui os processos de uma empresa. Há ainda a organização elaborada para realizar procedimentos internos, mas essa metodologia busca alinhá-las e aplicá-las por meio de uma organização diária.

O que deve conter em um POP?

Para você que está decidido a adotar o modelo de POP em sua empresa, existem alguns requisitos básicos para aplicá-lo e que não podem faltar na hora de montar esse projeto. Por isso, pegue uma caneta e um papel, pois todas as informações dispostas aqui são de suma importância!

Você deve, nessa primeira etapa, analisar se o ambiente de trabalho já é familiarizado com a organização diária e se eles já estão acostumados a trabalhar seguindo o passo a passo de uma função. A depender da resposta, você começa a elaborar as estratégias (de acordo com o nível de cada grupo) e aplicar o POP.

Logo após, entenda que o seu público dentro da empresa, mesmo que siga a compliance do negócio, possui individualidades que precisam ser respeitadas. Todos os procedimentos devem acontecer de maneira que atenda aos diferentes colaboradores e que não sobrecarregue-os para deixar o serviço mais organizado.

Enfim, o principal item que precisa estar no modelo de POP é o roteiro para realizar uma atividade dentro da empresa. Se você está desenvolvendo, por exemplo, uma peça de carro, descreva nessa estratégia quais são as funções a serem exercidas no dia de hoje em relação a essa mercadoria e qual o objetivo final do dia. Dessa maneira deve ocorrer a metodologia.

Como criar um modelo de POP?

Já que entendemos o que é essa estratégia e as principais formas de colocá-la em prática, vamos aprender agora como criar o POP de forma definitiva, pensando até mesmo no formato do documento e na revisão para evitar possíveis erros.

Defina o tipo de POP 

A primeira decisão que você deve tomar é em relação ao tipo de modelo de POP. No mercado existem dois, o fluxograma e checklist. Eles funcionam, respectivamente, da seguinte forma: uso de um fluxograma para mapear e acompanhar os resultados de um procedimento e utilização de um checklist para validar cada processo realizado no dia.

Ambos são bastante funcionais e podem ajudá-lo dentro da empresa.

Elabore o documento

Decidiu qual o melhor tipo de POP? Agora corra para a elaboração do documento! Este pode ser desenvolvido pelo próprio Word, colocando sempre as práticas de UX (User Experience) para que todos entendam as informações dispostas, ou até mesmo no Excel. É importante ter também sempre uma demanda fixa, que seja elaborada diariamente ou semanalmente. Por isso, decida o melhor tempo para desenvolver esse método.

Como criar um modelo de POP

Revise o modelo de POP

Por fim, não deixe de revisar o modelo de POP, visto que erros humanos podem acontecer e afetar diretamente a logística de uma empresa. Tenha sempre dois ou mais funcionários responsáveis pelo acompanhamento desse projeto para que ele sempre seja elaborado da melhor forma possível.

Conclusão 

Para você que chegou até aqui, entendemos juntos que o modelo de POP é uma excelente estratégia para empresas que buscam criar um passo a passo detalhado, bem delimitado e regulamentado para atividades diárias de um ambiente de trabalho.

Se você gostou dessa metodologia e deseja aplicá-la (como também outros métodos), conte com a ajuda da Miidas! Somos uma consultoria empresarial e oferecemos serviços que podem ajudá-lo no mercado. Fale agora mesmo com nossos experts e conheça mais sobre a nossa empresa!