Criar um plano de ação eficaz é fundamental para o sucesso dos projetos e objetivos da sua empresa. No entanto, estruturar esse planejamento estratégico pode ser um desafio. É preciso considerar muitos fatores, como cronogramas, tarefas específicas, metas e outros elementos, de acordo com a metodologia selecionada.

O que é um plano de ação?

O que é um plano de ação? O plano de ação é uma ferramenta importante para o planejamento e execução de tarefas necessárias para atingir um objetivo. É um documento que contextualiza e detalha ações para corrigir um problema ou conquistar um resultado. Também conhecido como plano de atividade ou plano de trabalho, é uma ferramenta de gestão importante para a produtividade e otimização do tempo das equipes.

Os principais elementos de um plano de ação incluem:

• Objetivo geral
• Metas
• Lista de ações e tarefas a serem realizadas
• Data de início e de fim para cada uma das atividades
• Recursos financeiros
• Responsáveis por cada ação
• Escopo de cada atividade
• Lista de eventuais riscos
• Planos de contingência

É importante adequar esses itens à realidade do negócio para que a estratégia seja bem-sucedida. Existem várias metodologias para criar um plano de ação, como a 5W2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA. Cada metodologia deve ser avaliada para entender qual possui maior aderência com o negócio. É possível mesclar duas ou mais metodologias, mas é preciso avaliar a mais indicada ao seu negócio e fazer testes para verificar a mais apropriada.

A MIIDAS Consultoria Empresarial é parceira homologada do Checklist Fácil e pode ajudá-lo a criar um plano de ação eficaz. Com expertise em Mapeamento de Processo, Procedimento Operacional Padrão (POP), Business Process Management (BPM) e Gestão de Processos, nossa equipe está pronta para auxiliar na organização e padronização dos processos da sua empresa. Entre em contato conosco para saber mais.

Vantagens no uso de planos de ação

Os planos de ação são essenciais para alcançar resultados específicos e resolver falhas nos processos, acelerando o processo de crescimento de negócios duradouros e sustentáveis. Com eles, sua empresa pode prevenir problemas, identificar gargalos, apresentar soluções, coletar informações relevantes, tomar decisões e obter feedback construtivo. Além disso, os planos de ação também são importantes para a gestão apropriada de não conformidades e a resolução de problemas.

Mas cada empresa tem suas particularidades e, por isso, é fundamental conhecer as melhores estratégias e metodologias para usufruir de todos os benefícios.

7 passos para desenvolver um plano de ação.

1. OBJETIVOS: Defina claramente seus objetivos Comece considerando os objetivos principais da sua empresa. Defina objetivos claros e atingíveis que serão a base do seu plano de ação. Inclua a missão, visão e valores da empresa no planejamento.
2. METAS: Torne suas metas mensuráveis Transforme seus objetivos em metas mensuráveis usando o conceito SMART. Cada meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal.
3. TAREFAS: Liste todas as tarefas que devem ser realizadas Estruture um checklist das tarefas necessárias para alcançar suas metas. Faça uma reunião com a equipe de cada setor e crie uma lista de tarefas com o nome de seus respectivos responsáveis. É importante manter um equilíbrio de funções entre a equipe.
4. PRAZOS: Estabeleça prazos Cada meta e tarefa deve ter um prazo definido para ser concluída. Certifique-se de que os prazos são compatíveis entre si e adequados para cada atividade.
5. DELEGAR: Delegue tarefas Estude as tarefas e as classifique pelo nível de complexidade. Desmembre atividades mais complexas em tarefas menores para que possam ser entregues em menos tempo e monitoradas regularmente. Dessa forma, cada colaborador terá clareza sobre seu trabalho.
6. VISUALIZAÇÃO: Crie uma representação visual do plano de ação Elabore um cronograma visual de todas as ações, prazos e metas. Exponha o cronograma em um local onde todos possam vê-lo. Isso ajuda a equipe a manter o foco e se sentir motivada a alcançar os resultados.
7. CONTINGÊNCIA: Preveja situações de risco e estruture planos de contingência Esteja preparado para lidar com situações imprevistas e crie planos de contingência.

Com esses passos, você pode montar um plano de ação eficaz para sua empresa. Entre em contato com nosso time para obter ajuda na organização e padronização de seus processos.

5W2H

Se você é gestor em áreas como segurança do trabalho, qualidade, produção ou facilities, sabe que a organização e padronização dos processos é fundamental para o sucesso da sua empresa. E é aí que entra o Checklist Fácil, uma ferramenta de checklist eletrônico que pode ajudar na coleta e análise de dados para aprimorar a gestão dos processos internos.

A MIIDAS Consultoria Empresarial é uma parceira homologada do Checklist Fácil, com expertise em Mapeamento de Processo, POP (Procedimento Operacional Padrão), BPM e Gestão de Processos.

Uma das metodologias que pode ser aplicada com o uso do Checklist Fácil é a 5W2H. Essa sigla pode parecer estranha, mas o conceito é simples: são sete perguntas que vão nortear o desenvolvimento das suas atividades.

Como é o 5W2H?

As cinco primeiras perguntas se estruturam em:

• What? (O que?)
• Why? (Por quê?)
• Where? (Onde?)
• Who? (Quem?)
• When? (Quando?)

Além disso, adiciona-se mais duas perguntas:

• How? (Como?)
• How much? (Quanto?)

Desse modo, estrutura-se um checklist que vai orientar suas tarefas e servir como um plano de ação para mapear as atividades a serem realizadas.

No checklist, é possível estabelecer quem fará cada atividade, por quanto tempo, em qual segmento da empresa e as razões para a realização da atividade. Essa metodologia é essencial para empresas, pois elimina dúvidas sobre tarefas e processos internos, agilizando o cumprimento das atividades e trazendo mais eficiência e produtividade para o negócio.

Objetivo do 5W2H

O principal objetivo do 5W2H é otimizar o planejamento de qualquer tarefa da empresa, sendo extremamente útil para a manutenção de equipamentos, ajustes em processos, resolução de falhas, gestão de não conformidades, criação de processos e aumento da produtividade.

É importante ressaltar que essa metodologia ajuda a implementar ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos, o que contribui para obter melhores resultados em termos de segurança, qualidade e eficiência. Além disso, é possível propor diferentes soluções para os problemas, analisando o melhor custo-benefício e buscando por opções com menor efeito colateral.

Em resumo, o Checklist Fácil, em parceria com a MIIDAS Consultoria Empresarial, pode ser uma solução eficaz para ajudar na organização e padronização dos processos da sua empresa, aplicando metodologias como a 5W2H para otimizar o planejamento das atividades e garantir melhores resultados.

Entre em contato com nosso time para saber como podemos ajudar na organização dos seus processos.