Plano de ação 5W2H: conheça suas vantagens e sua importância

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Muito utilizado em diversos segmentos, o plano de ação 5W2H possui uma ideia clara e objetiva: fazer o mapeamento de processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias. Ele pode ser aplicado em grandes negócios, pequenos empreendimentos e em lugares menos complexos ou até mesmo em projetos pessoais.

No momento de iniciar uma nova ação administrativa é preciso determinar prazos, tarefas e responsabilidades. Imagine que você seja um empreendedor em cargo de gestão e teve uma ideia para um novo produto. O conceito já foi aprovado pela empresa, os recursos financeiros já foram liberados, assim como os materiais e uma equipe qualificada para a execução. O que fazer agora?

O empreendedor, na maioria das vezes, sabe o que precisa ser feito e o resultado que deseja obter, mas deixa as estratégias sem planejamento ou fundamento. Entretanto, é simples resolver essas questões e colocar seu projeto em prática com o plano de ação 5W2H. 

Por isso, se você se interessou até aqui, continue em nosso artigo e acompanhe! Boa leitura.

Saiba qual a origem do plano de ação 5W2H

O plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão por profissionais da indústria automobilística para facilitar o planejamento de qualquer atividade. Inicialmente, ela foi aplicada em sistemas de ferramentas da qualidade e focava em tornar o planejamento mais fácil, para alcançar melhorias dentro da empresa.

Hoje, o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade, podendo ser aplicada em diversas áreas de empreendimentos em diferentes contextos dentro de uma empresa, como, por exemplo, para organizar ações dentro de um negócio ou planejar alguma meta ou objetivo.

A sigla vem do inglês e cada letra corresponde às iniciais de 7 perguntas feitas nesse idioma estrangeiro. Elas são:

  • What?
  • Why?
  • Who?
  • Where?
  • When?
  • How?
  • How much?

Conheça as vantagens do plano de ação 5W2H

As principais vantagens do plano de ação 5W2H são a praticidade e o fácil entendimento. Além de ter uso simples e objetivo, a ferramenta se destaca por sua eficiência na metodologia. É válido ressaltar que a técnica não precisa ser usada apenas para negócios, mas também pode ser utilizada de forma pessoal.

Para um negócio crescer de forma saudável, sem perder o controle ou organização das finanças, o plano de ação 5W2H é uma boa solução, uma vez que ele auxilia a trazer funcionalidade ao processo de tomada de decisão.

Veja abaixo algumas vantagens dessa ferramenta:

Cumprimento de prazos e tarefas

Quando o método for aplicado, todas as tarefas, prazos e responsáveis por cada atividade serão descritos de forma clara para toda a equipe. Dessa forma, existe garantia de que as ações serão realizadas no tempo correto com autonomia dos envolvidos.

Otimização de processos internos

O plano de ação 5W2H otimiza os processos internos de uma empresa. Ao descrever cada etapa, é possível realizar uma melhor gestão dos recursos internos, associar responsáveis pelo corretor e, desse modo, otimizar todas as atividades.

Análise simplificada de problemas

O método também é capaz de prever erros e defeitos em um projeto. Essa análise de risco pode identificar divergências, corrigir os rumos e reduzir erros quando algo ocorre diferente do que foi planejado.

Análise do plano de ação

Para facilitar a gestão inteligente do seu projeto, a metodologia 5W2H contribui com muita eficiência na execução do seu plano de ação, visto que há campos específicos para cada definição. É possível fazer uma análise apurada e ter uma previsão maior de tudo o que será necessário para o projeto ter sucesso.  

Entenda a subdivisão da etapa do plano de ação 5W2H

Para ir além do papel, é possível aplicar o plano de ação 5W2H em uma planilha do Excel. Assim sendo, divida o planejamento a ser feito em tarefas exequíveis e monte uma planilha para cada uma dessas tarefas. Ou seja, cada tarefa individual possuirá as sete perguntas do 5W2H respondidas.

Ressaltamos que é imprescindível compartilhar a planilha com todos da equipe e, se possível, expô-la em um local que todos possam ver, de maneira a garantir que não haja modificações sem o acompanhamento e supervisão do gerente de projetos.

Subdivisão de tarefas

De forma resumida, faça a divisão de todas as tarefas tangíveis e crie uma planilha para cada tarefa individual. Em cada planilha, responda as sete perguntas de forma objetiva.

Subdivisão de etapas

A partir das planilhas das tarefas individuais, é possível montar uma planilha matriz que faça referência a todas as outras planilhas de cada etapa do seu planejamento. Esse índice facilita a gestão do seu projeto e a leitura de planilhas.

Qual a importância do plano de ação 5W2H para uma empresa?

O 5W2H é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, pois auxilia gestores e administradores a qualificar seus esforços em busca de objetivos. Para negócios que desejam fazer bons planejamentos e crescer, essa ferramenta é muito útil e indispensável. 

Ao utilizar o método, você está garantindo maior segurança para a tomada de decisões sem deixar de lado detalhes importantes, já que você consegue acompanhar em tempo real os gastos, prazos, entre outros.

Por que é necessária uma empresa de consultoria empresarial para montar um bom plano de ação 5W2H?

Para garantir sucesso na utilização da ferramenta, é recomendável a assistência de uma empresa experiente no assunto, com profissionais competentes para auxiliar na implementação do 5W2H. 

Ao contratar uma empresa com expertise no assunto, os consultores lhe oferecerão auxílio desde o início do processo, garantindo excelência em cada etapa e, por consequência, o sucesso do todo. 

Miidas: a empresa ideal para te ajudar com o plano de ação 5W2H

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