Plano de ação 5w2h: o que é e como fazer na sua empresa

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O plano de ação 5w2h é uma estratégia para organizar a gestão de uma empresa por meio de 7 perguntas. Esses questionamentos farão com que o colaborador faça um serviço dentro do negócio. Além disso, deve ser feito um checklist do que foi elaborado até o momento. 

Os empresários vêm apostando em ferramentas para otimizar a gestão e a operação deo negócio. Essa é uma maneira de potenciar a produtividade dos colaboradores e de trazer resultados mais expressivos, sem grandes problemas operacionais. O plano de ação 5w2h é uma dessas metodologias. 

Além disso, o 5w2h pode ser usado tanto em grandes negócios quanto nos menores e menos complexos. O único ponto de atenção é: quanto mais complexo for o negócio, mais atenção e extenso será a ferramenta. 

Afinal, você conhece esse modelo de gestão empresarial? Entenda neste artigo o que é um plano de ação 5w2h, além do porquê da importância de usar esse método dentro dos negócios e como elaborá-lo para a sua empresa. 

Para você que ficou interessado, continue aqui e acompanhe! Boa leitura. 

O que é plano de ação 5w2h?

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O plano de ação 5w2h é um método criado para realizar um checklist de ações administrativas dentro de uma empresa. Se um time está com um projeto específico, ele precisa validar cada ação por meio dessa estratégia.

 Assim, se garante que todos os passos do processo sejam executados. Além disso, essa ferramenta ainda auxilia na identificação de erros e gargalos em processos e projetos. 

Esse é um método útil para que a sua empresa acompanhe pequenos projetos ou até mesmo serviços administrativos de rotina, que necessitem de um passo a passo para serem feitos por completo e que sigam uma missão da empresa

Imagine, por exemplo, que uma equipe esteja responsável por desenvolver uma ferramenta para a empresa. Por meio dessa estratégia, são feitas perguntas a fim de que os colaboradores respondam e façam essa ação. Se o empresário diz “o que será feito?”, você responde e faz essa ação para dar check na lista. 

Quais são os 5Ws?

O nome do plano de ação 5w2h possui um significado. O trecho 5w é referente as 5 primeiras perguntas. São questionamentos que a gestão administrativa deve fazer ao colaborador para que ele responda e faça a ação.

Os 5 questionários estão em inglês e servem para que seja elaborado o plano e que o projeto tome forma de acordo com as respostas e deveres que forem cumpridos dentro dessa organização. 

As perguntas que fazem parte do 5ws são: 

  • What – O que será feito?
  • Why – Por que será feito?
  • Where – Onde será feito?
  • When – Quando será feito?
  • Who – Por quem será feito?

Quais são os 2Hs?

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Além disso, dentro do plano de ação 5w2h existem também outras duas perguntas. São questões fundamentais para fechar o ciclo do planejamento e encerrar o projeto (seja ele curto ou até mesmo de média duração).

Entretanto, é importante ressaltar que essa metodologia é indicada principalmente para empresas que precisam de organização em pequenos serviços. Sem esse tipo de auxílio, pode ocorrer uma falta de entendimento entre os colaboradores e até mesmo refação desnecessária de serviço, já que não é um planejamento conciso. 

As perguntas que fazem parte dos 2hs são: 

  • How – Como será feito?
  • How much – Quanto vai custar?

Por que usar o plano de ação 5w2h?

Mesmo que você acredite que um planejamento simples como esse não seja necessário, afirmamos veemente que, sim, ele é extremamente importante para qualquer empresa. O seu desenvolvimento de forma descomplicada não significa que a estratégia seja falha e ruim para o empresário.

O plano de ação 5w2h pode evitar erros dentro de um projeto, mesmo que ele seja pequeno para o negócio, e até mesmo aumentar a produtividade do negócio. Pense que você precisa fazer um bolo e cobra o valor X. Porém, nesse processo você pulou sem querer o passo de “how much” e não anotou o custo dos produtos e mão-de-obra.

Sem essa noção, pode acontecer que você ofereça um bolo no valor quase idêntico ao gasto com os materiais. Isso é extremamente prejudicial e, caso aconteça muitas vezes, pode até mesmo levar o empresário à falência. 

Como elaborar um plano de ação 5w2h?

Para elaborar um plano de ação 5w2h é muito fácil. Mesmo que você não tenha conhecimento em serviços do pacote office, é possível desenvolver esse projeto e aplicá-lo em sua empresa. Contudo, existem formas mais eficazes, que centralizam as informações e que auxiliam principalmente na hora de fazer uma auditoria.

Alguns métodos indicados são de realizar as anotações pelo Word ou Excel. Para isso você precisa:

  • Criar um arquivo no Word ou Excel;
  • Colocar as 5ws em primeiro lugar;
  • Após, colocar as 2hs;
  • Deixe um espaço para as respostas, que fique visível a todos os colaboradores;
  • Não deixe, em hipótese alguma, de responder algumas das perguntas.

Caso você não tenha nenhuma prática com ferramentas de computador, é possível colocar todas essas informações em um papel. Contudo, não indicamos essa ação, pois, além de perder esses papéis, você perderá tempo desnecessariamente. 

Por isso, indicamos centralize todos os dados do plano de ação 5w2h dentro de um mesmo sistema para que seja mais fácil encontrá-los para alguma ocasião e para que não haja perdas durante o tempo. 

Conclusão

Por fim, entendemos que o plano de ação 5w2h é uma estratégia bastante eficaz para projetos pequenos e até mesmo para situações rotineiras dentro de uma empresa, mas que exigem certa organização para serem realizadas da forma correta. 

Mesmo que muitos empresários dispensem esse tipo de metodologia, ela é fundamental para manter o planejamento administrativo e operacional em dia, uma vez que existem muitos serviços diários e pode ocorrer de um colaborador se perder em meio a essa organização. 

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