Fluxograma de Processo é uma das formas mais racionais e comprovadas de diminuir despesas e otimizar a performance de uma organização. No entanto, para poder redesenhar os processos de uma entidade, cortando rebarbas e aperfeiçoando os fluxos, é preciso visualizá-los de forma clara e objetiva.
A representação gráfica do processo, nesse sentido, é uma maneira eficiente de entender de forma rápida e intuitiva a forma como uma tarefa é realizada. Dentre as diversas formas de representação, o fluxograma de processo é um instrumento que se destaca.
Um fluxograma de processo pode ser conceituado como uma representação em formato gráfico de um processo, encadeando todas as suas etapas de forma sequencial e lógica. É, assim, uma maneira de visualizar os processos de uma dada organização de maneira analítica.
O fluxograma é composto de símbolos e sinais gráficos que se conectam entre si em uma sequência lógica, que descreve analiticamente os passos necessários para a execução de um processo.
De maneira mais formal, o fluxograma é uma documentação do processo, produzida interna e continuamente, que retrata as etapas que levam à sua conclusão. O foco desse documento é a maneira de implementação do processo, fugindo ao seu escopo imediato potenciais impactos exógenos.
Desse modo, o fluxograma é uma espécie de guia ou manual para consulta contínua por parte de colaboradores e gerentes, de modo a padronizar e aperfeiçoar a realização de processos essenciais para o funcionamento da entidade.
Trata-se de uma ferramenta de gestão que pode ser utilizada para modelar os processos de um negócio, produzindo insights a respeito de fluxos de materiais, insumos e máquinas, entradas e saídas em centros de logística, mapeamentos industriais e muito mais.
Num primeiro momento, o objetivo do fluxograma é apresentar a versão inicial de um processo, isto é, na forma como ele se dá na prática, sem a intervenção otimizadora. Essa versão é aquela explicitada durante outra etapa, conhecida como mapeamento de processos, que não se confunde com o fluxograma, conforme veremos adiante.
Depois, o fluxograma também atua para entregar uma versão modificada do processo, visando seu aperfeiçoamento e otimização.
Feita essa breve introdução, devemos agora entender quais são os tipos de fluxograma de processo e quais são suas respectivas aplicações práticas.
Quais são os tipos de Fluxograma de Processo?
Existem dois tipos básicos de fluxograma de processo: o linear e o funcional.
O fluxograma de processo linear é construído de forma sequencial e cronológica, encadeando as etapas de início, desenvolvimento e conclusão da tarefa, com indicações claras dos momentos que envolvem a tomada de decisões.
Desse modo, o fluxograma linear nada mais é do que um diagrama que descreve a sequência das etapas de trabalho, de modo a destacar os pontos em que decisões são necessárias dentro do fluxo.
A aplicação prática do fluxograma linear dentro de uma empresa tem predominância didática, servindo basicamente para explicar como uma dada tarefa é realizada. Além disso, por conferir uma visualização abrangente, o fluxograma linear também contribui na identificação de problemas, gargalos e redundâncias no processo.
Portanto, em sua forma linear, o fluxograma tem aplicação direta nos setores relacionados ao treinamento e capacitação, mas também tem grande valia para as áreas voltadas para o planejamento e o controle da organização.
Por seu turno, o fluxograma de processo funcional tem uma preocupação adicional, além de demonstrar as etapas do processo, sua sequência lógica e as tomadas de decisão: atribuição de responsabilidades entre diferentes departamentos e áreas.
Com efeito, o diagrama funcional, como o próprio nome já diz, faz a divisão das etapas do processo entre funções designadas a atores diversos. Em processos que demandam a intervenção de vários elementos da organização, muitos dos quais em unidades administrativas diversas, o diagrama funcional é de suma importância.
Isso porque, ao representar graficamente um processo com um único fluxo de etapas, mas com mais de um ator envolvido, esse tipo de fluxograma fornece uma visão global da interação entre departamentos e pessoas diferentes. Mais do que meramente registrar responsabilidades, o fluxograma funcional é um instrumento prático indispensável à gestão, para fins de integrar elementos que não tenham conexão direta, dando mais coerência ao processo.
Como o Fluxograma se diferencia do Mapeamento de Processo?
O fluxograma não se confunde com o mapeamento de processos. Há algumas diferenças importantes entre os dois.
O mapeamento de processos é uma forma de representar as atividades específicas de uma dada tarefa na sequência em que ocorrem, de forma lógica, bem como outros aspectos que participam do fluxo do trabalho.
Esse procedimento tem objetivos similares ao fluxograma, na medida em que funciona como uma maneira de entender, documentar, padronizar e aprimorar processos. O mapeamento visa explicitar, entre outras características, os propósitos, os limites, os inputs, os outputs, os responsáveis, os participantes, os stakeholders, os recursos humanos e financeiros, os resultados aguardados, as dificuldades e os riscos do processo.
O nível de detalhamento dependerá do que se pretende alcançar com o mapeamento do processo. Tradicionalmente, pode-se mapear um processo de forma básica, meramente descritiva, ou de maneira mais técnica, com um viés mais analítico. Indo além, o mapeamento pode ainda se aprofundar no que diz respeito aos serviços a serem automatizados ou implementados, com base em dados disponíveis.
De acordo com o Business Process Management, uma série de práticas voltadas para a melhoria contínua na gestão de processos, o mapeamento é realizada num primeiro momento, chamado “AS-IS” (do inglês, “como está”), como uma forma de diagnosticar a situação atual do processo dentro da organização.
Desse modo, o mapeamento se mostra como um procedimento mais específico e voltado para detalhes do processo, ao passo que o fluxograma tem uma abordagem mais geral.
De fato, o fluxograma é organizado de forma a dar uma visão global do fluxo do processo, omitindo detalhes específicos que possam dificultar o entendimento geral. Nesse sentido, mostra-se como uma ferramenta mais adequada para identificar e compreender as atividades mais importantes de um dado processo.
Por seu turno, o mapeamento também fornece uma visão ampla do processo, mas pode entregar diferentes níveis de detalhamento. Na maioria dos casos, o mapa de um processo terá um aprofundamento maior do que um fluxograma, explicitando detalhes como resultados, responsáveis e eventos.
Benefícios do Fluxograma de Processo
Há diversos exemplos de benefícios que o uso do fluxograma de processos traz para as organizações.
O principal benefício do fluxograma é que ele facilita o entendimento a respeito dos processos. Isso se dá em virtude do forte apelo dos elementos gráficos como forma de comunicação, haja vista que o aprendizado é estimulado com o uso de linguagem não verbal.
Ao otimizar o entendimento global dos processos e suas etapas, inclusive a forma como se inter-relacionam, o fluxograma contribui para fins de treinamento e capacitação, uma vez que comunica de forma efetiva as rotinas da organização.
Em adição a isso, o fluxograma de processo, por facilitar uma visualização mais esquematizada e ampla de uma dada tarefa, possibilita a identificação mais ágil de gargalos e problemas que podem gerar prejuízos e demandar retrabalhos. Com efeito, a partir de uma visão mais clara do processo, fica muito mais fácil atuar para a simplificação dos fluxos, eliminando instâncias repetitivas e desnecessárias.
A utilização do fluxograma, assim, acaba abrindo as portas para uma prática de contínuas e necessárias mudanças nos processos, o que interfere diretamente na produtividade e nos resultados. Com fundamento na compreensão proporcionada pelo fluxograma, a subutilização dos processos se torna menos provável.
Além disso, por ser também uma documentação formal, a organização ganha com a preservação desse conhecimento esquematizado, o qual agrega para sua maturidade e padronização de processos. Assim, a ferramenta pode ser reutilizada quando de novas contratações.
Outro benefício é uma melhora na segurança envolvendo a condução dos processos, uma vez que o uso do fluxograma incentiva a formação de padrões consistentes e a observância às regras internas e externas à organização.
Como fazer um Fluxograma de Processo?
Todo processo tem começo, meio e fim.
O começo é a etapa em que o processo irá iniciar, descrevendo os inputs necessários para tanto. Na sequência, o meio é a etapa em que o processo irá efetivamente ocorrer, com todas as tarefas e subtarefas necessárias. Já o fim representa o output do processo, ou os resultados advindos das atividades realizadas.
Assim, antes de elaborar o fluxograma, todas essas etapas precisam estar claras e definidas, para que então possam ser devidamente documentadas. Além disso, faz-se necessária um estudo geral de outros processos que possam se inter-relacionar, uma vez que, se esse inter-relacionamento não for explicitado no documento, o fluxograma não ficará objetivo e não alcançará a função esperada.
Consequentemente, um planejamento de quais processos serão diagramados e qual o relacionamento entre eles, que podem ser interdependentes ou sequenciais, não pode ser dispensado, sob pena de esvaziar a funcionalidade do fluxograma.
Tomadas essas medidas preliminares, pode-se pensar a respeito do fluxograma de processo enquanto documento específico. Nesse sentido, deve-se ter em mente o seu escopo e público-alvo. Especificamente em relação ao processo, há que se determinar com clareza os envolvidos, as funções desempenhadas, os limites, as entradas e as saídas.
Com toda essa informação determinada, um brainstorming é uma boa ideia para terminar de listar tudo o que é necessário para finalizar o processo. Na sequência, os itens listados devem ser organizados conforme etapas sequenciais, que concentrem o núcleo das tarefas e subtarefas (o verbo).
Essa é a base para elaborar o fluxograma. Depois de diagramar as etapas, a adição de gráficos e outras imagens, em meio a uma formatação limpa, é uma maneira de enriquecer o documento.
Quais os símbolos do Fluxograma de Processo?
Pois bem, depois de tomarmos todas as medidas necessárias para elaborar o fluxograma, listando e organizando toda a informação necessária a respeito das etapas do processo, como é efetivamente feita a diagramação do documento?
Para responder a essa pergunta, precisamos entender os símbolos utilizados no fluxograma, explicando seus significados e usos.
Todos os símbolos utilizados em fluxogramas possuem significados específicos, de acordo com um consenso alcançado pelas melhores práticas. Os símbolos mais importantes e frequentemente utilizados são os dez seguintes.
- Início/fim: um retângulo de bordas arredondadas, indicando começo ou conclusão de um processo;
- Processo: um retângulo normal, representando as atividades sequenciais necessárias para executar um processo e entregar um output (resultado);
- Decisão: um losango, apontando etapa em que se faz necessária a tomada de uma decisão, podendo conduzir o processo por diferentes caminhos;
- Fluxo: uma seta, representando a conexão e a sequência lógica entre as etapas, o que o torna um dos elementos mais importantes de coesão entre as diferentes partes do fluxograma;
- Processo predefinido: um retângulo horizontal com dois retângulos verticais em suas extremidades, indicando um processo ou atividade que já foi diagramada em outro fluxograma, de maneira a não confundir essa etapa com algo inédito que possa ser imediatamente modificado;
- Operação manual: um trapézio invertido, designando uma tarefa que demanda a intervenção manual;
- Documento: um retângulo com ondulação embaixo, apontando a geração de um documento em uma dada etapa;
- Vários documentos: superposição de diversos símbolos do documento, indicando a produção de vários documentos;
- Espera: um retângulo cuja borda direta é arredondada, representando um tempo que se precisa aguardar para dar seguimento ao processo;
- Conector: um círculo, indicando uma ligação entre dois pontos do processo, mais distantes entre si do que aqueles conectados por setas, que são mais próximos, de maneira a evitar ligações muito amplas e confusas.
Quais os objetivos de um Fluxograma de Processo?
A utilização de um fluxograma, por sua natureza essencialmente visual, tem como objetivo a facilitação de fluxos de informação e atividade, buscando, mediante uma mescla de linguagem verbal e não verbal, esclarecer os elementos que compõem um determinado processo e a forma como se encadeiam.
Dessa maneira, o fluxograma é uma ferramenta que deve ser utilizada para acompanhar um processo durante sua execução e verificar, durante sua implementação, o que pode ser ajustado estrategicamente para melhorar a tarefa. Facilita o entendimento da organização sobre S&OP, Produção Puxada.
Em outras palavras, trata-se de um documento voltado para uma gestão proativa dos processos, com vistas a eliminar erros, minorar o tempo dedicado às tarefas, reduzir despesas, otimizar o uso de recursos, buscar a eficiência e a qualidade e ampliar a satisfação e o bem-estar de clientes e colaboradores. Deve ser usado me conjunto com o Procedimento Operacional Padrão para que a padronização tenha melhor resultados.
Tudo isso é possível mediante o uso do fluxograma, pois esse documento contribui na visualização mais clara de necessários ajustes e mudanças comportamentais para atingir os resultados desejados. Além disso, o fluxograma fornece um contexto mais amplo dos processos, permitindo a percepção de como um projeto está posicionado dentro de um escopo mais amplo e qual seu impacto sobre o todo.
No entanto, para que o fluxograma cumpra os seus objetivos, é importante seguir as recomendações consagradas pelas melhores práticas não só na elaboração do documento, como também nas medidas que devem se seguir à sua formalização. Com efeito, não basta saber construir um fluxograma; é preciso saber o que fazer com ele.
O objetivo relativo à melhor compreensão do processo dependerá de uma estratégia mais ampla de comunicação da empresa com seus colaboradores, aparando arestas e evitando ruídos. Já o objetivo de melhoria do processo dependerá de esforços proativos de análise global das atividades, de modo a identificar áreas vulneráveis ou passíveis de aprimoramento.
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