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Folha de Verificação: para que serve, tipos e como fazer

A folha de verificação é um modelo de monitoramento empresarial, que funciona como um checklist. Você pode aplicar esta metodologia em uma tarefa cotidiana, na identificação de possíveis erros dentro de um projeto ou até mesmo no gerenciamento de todas as funções de um negócio.

Dentro das empresas, cada vez mais surgem novas estratégias para organizar uma equipe e tornar o serviço mais eficiente e lucrativo. O empresário que aposta em metodologias ágeis certamente visa um negócio muito bem planejado, que coloca as ferramentas de qualidade em primeiro lugar. Uma das formas de fazer isso é por meio da folha de verificação. Você já ouviu falar?

Para muitos, apenas investir numa organização básica, em que o funcionário mostra o que ele fez e segue em frente, é uma maneira de criar uma organização suficiente para o negócio. Contudo, não é desta maneira que funciona! A empresa deve, prioritariamente, apostar em estratégias para que haja mais produtividade e que os processos ocorram de forma otimizada, como a folha de verificação. 

Por isso, neste artigo vamos discutir o que é este método, além de para que ele serve e quais são os tipos mais comuns no mercado. Porém, não pense que acabou por aqui! Veremos também como fazer a folha de verificação e aplicá-la ao seu negócio de forma eficiente. 

Ficou interessado no assunto? Continue aqui e acompanhe! Boa leitura. 

O que é folha de verificação?

A folha de verificação é uma das ferramentas de qualidade mais comuns no mercado corporativo. Esta faz parte de um grupo com 6 estratégias, que também é conhecida como checklist ou verificação.

Mas, afinal, o que ela é? Simples! A folha de verificação é uma metodologia que busca colocar o passo a passo de uma atividade numa folha (não precisa ser num papel propriamente, mas em um documento, ponto eletrônico, entre outros) e que o colaborador deve marcar quando estiver pronto. 

Imagine o seu planner. Para que não esqueça de nenhuma tarefa, você anota tudo que é preciso fazer em um dia e dá um check em cada atividade. A folha de verificação funciona desta maneira! Dentro de um time ou toda uma corporação é feita uma tabela, em que o colaborador deve anotar quando terminou a sua função para que o outro comece. 

Para que serve a folha de verificação?

Mas, não pense que a folha de verificação serve apenas para planejar o cotidiano de uma empresa. Essa estratégia vai muito além e pode até mesmo ajudar o seu negócio a aumentar a produtividade e ter indicadores de desempenho ainda mais positivos. 

Com o monitoramento de cada etapa, como essa metodologia oferece, é possível localizar possíveis problemas no planejamento e na execução, identificar a causa de defeitos em produtos ou infortúnios em serviços, entre muitos outros.

Imagine que você esteja desenvolvendo o motor de um avião. Após todo o processo de montagem interna, a carcaça precisa passar por outro procedimento para que cubra todas as peças do motor. Com isso, um passo a passo sobre a produção desta equipe seria uma forma de organizar e evitar que problemas como esquecimento, erro de execução ou outros aconteçam no meio do caminho. 

Ou seja, de certa maneira esta estratégia ajuda principalmente na otimização da produtividade. Cada vez mais o serviço entregue é de qualidade e permite que a empresa lucre em cima disso. 

Quais são os tipos de folha de verificação?

Para você que está pensando em aplicar essa estratégia na sua empresa, entenda que apesar dela funcionar como um checklist para procedimentos, podem existir diversos tipos, que atendam a diferentes situações.

Por isso, listamos aqui os modelos mais comuns para que você saiba como aplicá-la e veja qual o melhor cenário para cada uma.

  • Andamento de um processo: quando é feito um documento de verificação para monitorar a produção de um produto/serviço;
  • Causa de um defeito: quando é analisado por meio deste documento os possíveis erros que aconteceram na hora de produzir determinada mercadoria/serviço;
  • Acompanhamento de processo: quando é gerenciado qualquer processo dentro de uma empresa, independente de ser produto ou serviço. 

É importante salientar que a sua empresa pode aplicar a folha de verificação em mais de um modelo. Essas versões dependem da situação que você deseja implementar o método e o que envolve todo o processo. 

Aproveite e leia também o nosso artigo sobre Mapeamento de Processos.

Como fazer uma folha de verificação?

Para você, empresário, que deseja testar agora esta metodologia, indicamos que pegue uma caneta e um papel e abra o seu computador. Esse será o nosso rascunho inicial para entender como funciona a montagem da folha de verificação.

  • Em primeiro lugar, escreve qual o objetivo dessa folha, como produto ou serviço, e adicione os colaboradores envolvidos no processo;
  • Logo após, monte uma tabela e deixe espaço para os registros de atividade;
  • É fundamental que nesta folha tenham informações que mostrem como funciona cada movimentação e o que cada pessoa deve fazer;
  • É necessário que a folha de verificação também contenha um aviso sobre a importância de preencher tudo corretamente para que não atrapalhe na logística da empresa;
  • Para provar, faça um teste e veja como os funcionários irão agir diante dessa metodologia;
  • Caso dê certo, mantenha o processo entre os colaboradores.

Conclusão

Para você que chegou até aqui, entendemos então que a folha de verificação é um dos processos que acontecem dentro das ferramentas de qualidade. Aplicar uma metodologia de planejamento corporativo numa empresa é crucial principalmente para manter a logística interna organizada e fazer com que os processos aconteçam corretamente.

Sem dúvidas, existem muitos métodos no mercado, mas este pode ser o ideal para você. Experimente aplicá-lo entre os funcionários e veja como a estratégia se comporta! Caso dê certo, invista. Porém, se o resultado não for positivo, procure outras que sejam interessantes e que combinem com o seu negócio.

Aproveite para ler também o nosso artigo sobre O que é PDCA

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